Dieser Artikel beschreibt die gängigsten Einstellungen und Szenarien für Arztpraxen. Finden Sie Inspirationen für die ersten Schritte mit Ihrem Telefonassistenten.
Für allgemeine Fragen lesen Sie auch unseren Artikel "Wie kann ich allgemeine Einstellungen ändern?"
Szenario 1: Rezeptbestellung (Intelligenter Anrufbeantworter)
Rezeptbestellungen lassen sich hervorragend über die VITAS Plattform automatisieren. Das spart Ihnen enorm Zeit und Ihr Medizinisches Fachpersonal kann sich auf die Patientenbehandlung fokussieren.
Die folgende Tabelle zeigt den Aufbau des Szenarios, der alle nötigen Informationen von Ihren Anrufenden abfragt.
Nutzen Sie die Szenario-Vorlage “Rezeptverlängerung” für einen noch schnelleren Einstieg. Innerhalb nur weniger Minuten ist das Szenario einsatzbereit, da alle Standardfragen bereits von uns vorausgefüllt sind.
Mögliche Szenario-Namen: Rezept, Rezeptbestellung oder Rezeptverlängerung
Einleitungssatz: Sehr gerne, hierfür benötige ich noch einige Informationen von Ihnen.
| Name | Typ | Frage |
| Name | Name | Bitte nennen Sie mir Ihren vollständigen Namen. |
| Geburtsdatum | Geburtsdatum | Bitte nennen Sie mir Ihr Geburtsdatum. |
| Medikament | Medikament | Welches Medikament benötigen Sie? |
| Telefonnummer | Telefonnummer | Darf ich Ihre übermittelte Telefonnummer als Kontaktnummer abspeichern? |
| Sonstiges | Freie Frage | Haben Sie Anmerkungen zu Ihrer Bestellung? |
Weitere Fragetypen: Neben den klassischen Fragen besteht die Option sogenannte "Schleifen" oder "Verzweigungsfragen" zu konfigurieren und damit auch komplexe Gespräche zu führen.
- Schleife: Eine Schleife ermöglicht es Ihnen, eine Frage mehrmals zu stellen, beispielsweise die Frage nach dem gewünschten Medikament.
Die Schleifenfrage in diesem Fall würde wie folgt lauten: "Benötigen Sie noch weitere Medikamente?"
Für diese Variante wählen Sie bei der Szenarioerstellung einfach das grüne Symbol für "Schleife hinzufügen". Mehr dazu erfahren Sie im Hilfeartikel "Kann ich Fragen als Schleife wiederholen?" - Verzweigung: Für eine Verzweigungsfrage wählen Sie einfach das orange Symbol für "Verzweigungsfrage hinzufügen". Nun können Sie verschiedene Dialogpfade mit unterschiedlichen Fragen konfigurieren, z.B. je nachdem, ob die Person bereits Bestands- oder Neupatient:in ist. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel "Kann ich den Gesprächsverlauf mit einer Verzweigungsstruktur erweitern?"
In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie das Szenario "Rezeptbestellung" noch durch eine Verzweigung optimieren können:
Abschlusssatz: Vielen Dank! Wir benachrichtigen Sie, sobald Ihr Rezept zur Abholung in der Praxis bereitliegt.
Indem Sie im Reiter "Datenschutz" in den Einstellungen die Kommunikation mit Kontakten erlauben oder die Einwilligungsfrage in Ihr Szenario integrieren, haben Sie die Möglichkeit, Kontakte automatisiert über die Fertigstellung Ihres Rezepts zu benachrichtigen.
Szenario 2: Terminabsage (Intelligenter Anrufbeantworter)
Ihr Telefonassistent kann für Sie alle benötigten Informationen abfragen, um die Termine Ihrer Patient:innen in Ihrem System zu stornieren. Ein möglicher Aufbau dieses Szenarios sieht wie folgt aus:
Mögliche Namen: Terminabsage, Terminstornierung, Terminverschieben
Einleitungssatz: Sehr gerne, hierfür benötige ich noch einige Informationen von Ihnen.
| Name | Typ | Frage |
| Name | Name | Bitte nennen Sie mir Ihren vollständigen Namen. |
| Geburtsdatum | Geburtsdatum | Bitte nennen Sie mir Ihr Geburtsdatum. |
| Termin | Datum und Uhrzeit | Bitte nennen Sie mir Datum und Uhrzeit des Termins, den Sie absagen müssen. |
| Terminwunsch | Freie Frage | Möchten Sie einen neuen Termin vereinbaren? Nennen Sie mir bitte Ihren Terminwunsch und wir melden uns bei Ihnen. |
| Telefonnummer | Telefonnummer | Darf ich Ihre übermittelte Telefonnummer als Kontaktnummer abspeichern? |
Abschlusssatz: Vielen Dank! Wir werden Ihren Termin stornieren und Sie bei Rückfragen kontaktieren.
Szenario 3: Sprechstunde (Intelligenter Anrufbeantworter)
Hinweis: Sollten Sie die Praxissoftware von samedi nutzen, können Termine vollständig automatisiert von Ihrem Telefonassistenten vereinbart und in Ihren Kalender eingetragen werden. Lesen Sie dazu unseren Artikel "Wie funktioniert die Samedi-Integration?"
Falls Sie eine andere Praxissoftware nutzen, können Sie den Szenariotyp "Intelligenter Anrufbeantworter" nutzen, um Terminanfragen automatisiert aufzunehmen.
Nutzen Sie die Szenario-Vorlage “Termin” für einen noch schnelleren Einstieg. Innerhalb nur weniger Minuten ist das Szenario einsatzbereit, da alle Standardfragen bereits von uns vorausgefüllt sind.
Hinweis: Achten Sie bei der Namensgebung der Szenarien darauf, dass diese nicht zu ähnlich sind. Ihr digitaler Assistent erkennt sonst ggf. das falsche Szenario. Einen ausführlichen Artikel zum Verständnis des Assistenten finden Sie hier.
Mögliche Namen: Sprechstunde, Beratungsgespräch
Einleitungssatz: Sehr gerne, hierfür benötige ich noch einige Informationen von Ihnen.
| Name | Typ | Frage |
| Name | Name | Bitte nennen Sie mir Ihren vollständigen Namen. |
| Geburtsdatum | Geburtsdatum | Bitte nennen Sie mir Ihr Geburtsdatum. |
| Terminwunsch | Freie Frage | Möchten Sie einen neuen Termin vereinbaren? Nennen Sie mir bitte Ihren Terminwunsch und wir melden uns bei Ihnen. |
| Leistung | Freie Frage | Bitte sagen Sie mir, für welche Leistung Sie einen Termin benötigen. |
| Telefonnummer | Telefonnummer | Darf ich Ihre übermittelte Telefonnummer als Kontaktnummer abspeichern? |
Abschlusssatz: Vielen Dank! Wir werden Sie kontaktieren, sobald wir einen passenden Termin für Sie gefunden haben.
Szenario 4: Überweisung (Intelligenter Anrufbeantworter)
Überweisungen zu anderen Praxen/Fachärzt:innen können problemlos über die VITAS Plattform automatisiert werden.
Nutzen Sie die Szenario-Vorlage “Überweisung” für einen noch schnelleren Einstieg. Innerhalb nur weniger Minuten ist das Szenario einsatzbereit, da alle Standardfragen bereits von uns vorausgefüllt sind.
Name: Überweisung, Überweisungsbestellung
Einleitungssatz: Sehr gerne, hierfür benötige ich noch einige Informationen von Ihnen.
| Name | Typ | Frage |
| Name | Name | Bitte nennen Sie mir Ihren vollständigen Namen. |
| Geburtsdatum | Geburtsdatum | Bitte nennen Sie mir Ihr Geburtsdatum. |
| Facharzt | Freie Frage | Bitte sagen Sie mir für welche Fachrichtung Sie eine Überweisung benötigen. |
| Telefonnummer | Telefonnummer | Darf ich Ihre übermittelte Telefonnummer als Kontaktnummer abspeichern? |
Abschlusssatz: Vielen Dank! Wir werden Sie kontaktieren, sobald Ihre Überweisung in der Praxis zur Abholung bereitliegt.
TIPP: Indem Sie im Reiter "Datenschutz" in den Einstellungen die Kommunikation mit Kontakten erlauben oder die Einwilligungsfrage in Ihr Szenario integrieren, haben Sie die Möglichkeit, Kontakte automatisiert über die Fertigstellung ihrer Überweisung zu benachrichtigen.