Dieser Artikel erklärt Ihnen alle Funktionalitäten der allgemeinen Einstellungsseite der VITAS Plattform.
Auf der VITAS Plattform können Sie einige allgemeine Einstellungen für Ihren Telefonassistenten vornehmen. Sie können diese jederzeit und ohne technische Kenntnisse selbstständig anpassen.
- Eskalationseinstellungen
- E-Mail Benachrichtigungen
- Integrationen
- Profil
- Datenschutz
- Benutzerverwaltung (exklusiv im Pro-Paket)
Eskalationseinstellungen
Eine Eskalation wird durchgeführt, wenn die Aussagen des Anrufenden auch nach mehrmaligem Nachfragen nicht zugeordnet bzw. vom digitalen Assistenten nicht verstanden werden können.
Dies kann beispielsweise aufgrund einer schlechten Verbindung, eines Sprachproblems oder der Verweigerung des Anrufenden eintreten.
Sie können in diesen Einstellungen festlegen, ob der Telefonassistent den Anrufenden an eine andere Nummer weiterleiten oder das Gespräch nach einer Textaussage beenden soll. Die Eskalationseinstellungen können Sie für alle Öffnungszeiten (geöffnet, geschlossen und abwesend) individuell festlegen.
- Weiterleitung: Der Anrufende wird an die hinterlegte Nummer weitergeleitet.
- Aber Achtung! Es muss eine andere Nummer angegeben werden als die, die an Ihren Telefonassistenten weiterleitet. Ansonsten landet der Anruf in einer Dauerschleife des Telefonassistenten.
- Textaussage: Wenn Sie keine Weiterleitung wünschen, können Sie eine individuelle Textaussage hinterlegen, die der Telefonassistent wiedergibt. Anschließend wird das Gespräch beendet.
Benachrichtigungen
Sie haben die Möglichkeit, über jeden Anruf über den Telefonassistenten per E-Mail benachrichtigt zu werden.
Setzen Sie dafür einfach ein Häkchen an der entsprechenden Stelle.
Bei Auswahl dieser Option werden personenbezogene Daten Ihrer Anrufenden (z.B. Telefonnummer) per E-Mail übermittelt. Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung dieser Daten nur zulässig ist, wenn eine Einwilligung der Betroffenen vorliegt.
Wenn Sie nicht möchten, dass personenbezogene Daten Ihrer Anrufenden mit in der E-Mail versendet werden, können Sie auch das hier einstellen, indem Sie zusätzlich das Häkchen beim zweiten Punkt "Ich möchte nicht, dass personenbezogene Daten der Anrufer in der E-Mail übermittelt werden" setzen.
Unser Transaktionsmail-Versand ist grundsätzlich TLS verschlüsselt.
Unabhängig von dieser Einstellung finden Sie alle eingegangenen Anrufe mit allen Detailinformationen auf der VITAS Plattform.
Genau wie alle anderen Einstellungen können Sie auch diese jederzeit ändern.
Integrationen
Hier finden Sie eine Übersicht möglicher Integrationspartner, die Sie mit Ihrem Telefonassistenten verknüpfen können. Klicken Sie einfach auf die entsprechende Integration und folgen Sie den weiteren Anweisungen.
Beispielsweise können Sie auf diese Art die VITAS Plattform mit Ihrem Praxiskalender von samedi verknüpfen oder mit Ihrem medflex Patienten-Kommunikations-System. Für die Gastronomiebranche bieten wir hier die Integration mit resmio.
Durch die Aktivierung Ihrer Integration können bspw. Terminbuchungen bzw. Tischreservierungen vollautomatisiert durch Ihren Telefonassistenten eingetragen werden.
Profil
In den Benutzereinstellungen können Sie die Oberfläche der VITAS Plattform individualisieren sowie Ihr Passwort ändern.
Datenschutz
An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Ihre Datenschutzeinstellungen individuell anzupassen. Sie können beispielsweise bestimmen, wie lange Ihre Daten gespeichert werden sollen oder ob Sie Ihre Anrufdaten für andere Zwecke nutzen oder auf einem anderen Gerät sichern möchten.
Außerdem befindet sich hier die Exportfunktion, die es Ihnen ermöglicht, Anrufe herunterzuladen.
Benutzerverwaltung (exklusiv im PRO-Paket)
Mit unserer Benutzerverwaltung haben Sie die Möglichkeit, eine klare Unterscheidung zwischen den verschiedenen Benutzerrollen in unserer Plattform zu treffen.
Wenn Sie weitere Informationen zur Benutzerverwaltung erhalten und diese für Ihre VITAS Plattform freischalten lassen möchten, freuen wir uns auf Ihre Anfrage.In diesem Video zeigen wir Ihnen ab der Minute 01:45, wie Sie die allgemeinen Einstellungen an Ihrem Telefonassistenten vornehmen: