--- title: "Beispielkonfiguration: Arztpraxis" description: Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren eigenen Telefonassistenten erfolgreich in Ihrer Praxis einrichten. --- [Zu Content springen](https://hilfe.telefonassistent.de/wie-richte-ich-vitas-für-eine-arztpraxis-ein#main-content) Deutsch Untermenü für Übersetzungen anzeigen [![vitas\_logo](https://hilfe.telefonassistent.de/hs-fs/hubfs/vitas_logo.png?width=100&height=34&name=vitas_logo.png)](https://telefonassistent.de/) - [zurück zur Website](https://www.telefonassistent.de/) - [Kontakt](https://www.telefonassistent.de/kontakt) Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - [zurück zur Website](https://www.telefonassistent.de/) - [Kontakt](https://www.telefonassistent.de/kontakt) - Deutsch Untermenü für Übersetzungen anzeigen - [LogIn](https://app.telefonassistent.de/) [LogIn](https://app.telefonassistent.de/) Hallo! Wie können wir Ihnen helfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [Hilfebereich](https://hilfe.telefonassistent.de/?hsLang=de) 2. [Anleitungen](https://hilfe.telefonassistent.de/anleitungen?hsLang=de) # Beispielkonfiguration: Arztpraxis ## Welche Szenarien sich in einer Praxis bewährt haben, worauf Sie beim Datenschutz achten müssen — und wie Sie Notfälle sicher behandeln. Dieser Artikel zeigt eine mögliche Konfiguration. Wie Sie Ihren Assistenten grundsätzlich einrichten, steht unter [Assistent konfigurieren](https://hilfe.telefonassistent.de/den-assistent-richtig-konfigurieren?hsLang=de). ### Typische Szenarien In Praxen haben sich diese Anliegen bewährt: | Szenario | Was Ihr Assistent erfasst | | --- | --- | | **Termin** | Name, Geburtsdatum, Wunschzeitraum, Anliegen | | **Rezept** | Name, Geburtsdatum, gewünschtes Medikament | | **Überweisung** | Name, Geburtsdatum, Fachrichtung | | **Befund** | Name, Geburtsdatum, worum es geht | | **Notfall** | je nach Vorgehen — siehe unten | | **Sonstiges** | Name, Rückrufnummer, Anliegen | **Fangen Sie mit zwei bis drei an.** Welche weiteren Sie brauchen, zeigt sich nach wenigen Wochen in Ihren Konversationen. ### Aktivierungsbedingungen formulieren Die Aktivierungsbedingung entscheidet, ob Ihr Assistent das richtige Szenario wählt. Beschreiben Sie darin, **wie Ihre Patient:innen ihr Anliegen tatsächlich schildern** — nicht, wie Sie es intern nennen. Nehmen Sie ruhig mehrere Formulierungen auf: **Termin** > Anrufende möchten einen Termin vereinbaren, verschieben oder absagen. Auch Formulierungen wie „Ich bräuchte mal einen Termin", „Wann hätten Sie etwas frei?" oder „Ich kann morgen leider nicht kommen". **Rezept** > Anrufende benötigen ein Folgerezept oder eine Medikamentenbestellung. Auch: „Meine Tabletten sind alle", „Ich bräuchte ein neues Rezept für mein Blutdruckmittel". **Überweisung** > Anrufende benötigen eine Überweisung zu einer Fachärztin oder einem Facharzt. **Befund** > Anrufende fragen nach einem Ergebnis, einem Befund oder Laborwerten. Je ähnlicher sich zwei Szenarien sind, desto genauer sollten Sie beschreiben, was sie unterscheidet. ### Wann sich eine Verzweigung lohnt Verzweigen Sie, wenn sich der **weitere Ablauf** unterscheidet. Beim Termin ist das typischerweise der Fall: - **Vereinbaren** — Wunschzeitraum und Anliegen erfragen - **Verschieben** — bisherigen Termin und Wunschzeitraum erfragen - **Absagen** — bisherigen Termin erfragen, ggf. auch neuer Wunschtermin Ein Szenario „Termin" mit dieser Verzweigung ist zuverlässiger als drei getrennte Szenarien: Die Anliegen ähneln sich sprachlich zu sehr, als dass Ihr Assistent sie sicher auseinanderhalten könnte. Beim Rezept & Überweisung genügt dagegen meist ein linearer Ablauf ohne Verzweigung. **Sie müssen nichts von Grund auf bauen.** Für die häufigsten Anliegen haben wir fertige Vorlagen vorbereitet — inklusive Gesprächsablauf, Texten und Aktivierungsbedingung. Beim Anlegen eines Szenarios filtern Sie die Auswahl auf **Gesundheitsbranche** und passen die Vorlage anschließend an Ihre Praxis an. ### Notfälle Legen Sie fest, was passieren soll, wenn jemand mit einem dringenden Anliegen anruft. Zwei Wege haben sich bewährt: **Weiterleitung** Ein Szenario „Notfall", das direkt an eine Rufnummer weiterleitet, die verlässlich besetzt ist. **Hinweis auf den Rettungsdienst** Ein Szenario, das auf die 112 oder den Ärztlichen Bereitschaftsdienst (116117) verweist und das Gespräch beendet. Als Aktivierungsbedingung eignet sich: > Anrufende schildern ein dringendes oder akutes Problem, etwa starke Schmerzen, Atemnot oder einen Unfall. Prüfen Sie den gewählten Weg vor dem Start mit einem Testanruf. ### Datenschutz in der Praxis In Ihren Gesprächen fallen Gesundheitsdaten an. Dafür gelten strengere Anforderungen als für gewöhnliche Kontaktdaten. **Was daraus folgt:** - **Holen Sie die Einwilligung ausdrücklich ein.** Ihr Assistent fragt dann aktiv nach, bevor das Gespräch weitergeht. - **Bieten Sie einen Weg für alle, die ablehnen** — einen Anrufbeantworter oder eine Weiterleitung. Ohne Alternative ist die Einwilligung in ihrer Freiwilligkeit angreifbar. - **Erfassen Sie nur, was Sie brauchen.** Für einen Rückruf genügen Name und Rufnummer — Diagnosen gehören nicht in ein automatisiertes Gespräch. - **Wählen Sie eine kurze Speicherfrist**, die zu Ihren Abläufen passt. Klären Sie Ihre konkrete Konfiguration mit der für Sie zuständigen Datenschutzberatung. Ausführlich:  Assistent sicher einrichten ### Öffnungszeiten sind nicht Sprechzeiten Tragen Sie die Zeiten ein, in denen Ihr Team **ans Telefon geht** — nicht Ihre Sprechzeiten. Beides fällt in Praxen oft auseinander. So bieten Sie während der Telefonzeiten eine Weiterleitung an und außerhalb nur die Aufnahme von Anliegen. Ausführlich: [Öffnungszeiten](https://hilfe.telefonassistent.de/wie-kann-ich-%C3%B6ffnungszeiten-festlegen?hsLang=de) ### Zuweiser und Apotheken direkt durchstellen Rufnummern, die regelmäßig anrufen und direkt jemanden sprechen sollen — zuweisende Praxen, Apotheken, Labore —, richten Sie im **Direkten Durchstellen** ein. Diese Anrufe gehen dann ohne Umweg über den Assistenten an Ihr Team. Mit dem Sternchen erfassen Sie ganze Nummernblöcke, etwa alle Durchwahlen einer zuweisenden Praxis. Ausführlich: [Direktes Durchstellen](https://hilfe.telefonassistent.de/anrufe-direkt-durchstellen?hsLang=de) ### Patient:innen informieren Hängen Sie einen Hinweis im Wartebereich aus und ergänzen Sie einen Absatz auf Ihrer Website. Wer weiß, dass ein Assistent ans Telefon geht, ist nicht überrascht. Ausführlich: [Kontakte informieren](https://hilfe.telefonassistent.de/kontakte-informieren?hsLang=de) - [Erste Schritte](https://hilfe.telefonassistent.de/erste-schritte?hsLang=de) - [Anleitungen](https://hilfe.telefonassistent.de/anleitungen?hsLang=de) - [Probleme lösen](https://hilfe.telefonassistent.de/probleme-l%C3%B6sen?hsLang=de) - [Plattform Funktionen](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#main-content) - [Konversationen](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#konversationen) - [Assistentenmanager](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#assistentenmanager) - [Editor](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#editor) - [Integrationen](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#integrationen) - [Einstellungen](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#einstellungen) - [Profileinstellungen](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#profileinstellungen) - [Pakete & Add-Ons](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#pakete-add-ons) - [Datenschutz & Rechtliches](https://hilfe.telefonassistent.de/datenschutz-rechtliches?hsLang=de) - [Installation](https://hilfe.telefonassistent.de/installation?hsLang=de) - [zurück zur Website](https://www.telefonassistent.de/) - [Kontakt](https://www.telefonassistent.de/kontakt) [![Chill listening crop-3](https://hilfe.telefonassistent.de/hs-fs/hubfs/src/logos%20minified/VITAS_Logo.png?width=70&height=24&name=VITAS_Logo.png "Chill listening crop-3")](https://www.telefonassistent.de?hsLang=de) © 2025 VITAS GmbH Copyright © 2026, VITAS GmbH