Wie richte ich VITAS für eine Arztpraxis ein?

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren eigenen Telefonassistenten erfolgreich in Ihrer Praxis einrichten.

Nachdem Sie sich auf der VITAS-Plattform angemeldet haben, kommen Sie zu Ihrem Dashboard. Das ist Ihre zentrale Übersichtsseite. 

Als Erstes klicken Sie auf den Assistentenmanager. Hier können Sie Ihren Assistenten einrichten, indem Sie Begrüßung und Datenschutz festlegen, verschiedene Szenarien konfigurieren und Vorlagen für die Benachrichtigungsfunktion per SMS/Rückruf erstellen.

⟩ Im Reiter Begrüßung/Datenschutz können Sie die Stimme Ihres Assistenten auswählen und anhören. Geben Sie im Begrüßungsfeld ein, wie VITAS Ihre Patient:innen begrüßen soll. Vergessen Sie nicht, den Namen Ihrer Praxis zu nennen. Unsere Erfahrungswerte zeigen, dass ein persönlicher Begrüßungssatz, wie z.B. “Herzlich Willkommen in der Praxis VITAS! Ich bin Katja, Ihre persönliche Telefonassistentin und kümmere mich um Ihr Anliegen.”, die Akzeptanz bei Ihren Patient:innen deutlich erhöht.

Im nächsten Textfeld können Sie den Datenschutzhinweis für Ihre Patient:innen eingeben. Sie können gerne unseren vorkonfigurierten Datenschutzhinweis nutzen oder auf Ihre eigene Datenschutzerklärung verweisen. Entscheiden Sie dann, ob Sie eine explizite Einwilligung von Ihren Anrufenden benötigen. VITAS kann diese individuell abfragen. Wenn der Anrufende zustimmt, geht es zum nächsten Schritt. Wenn der Anrufende ablehnt, können Sie ihn mit einem zweiten Datenschutzhinweis darauf hinweisen, dass sein Anruf nicht weiter verarbeitet werden kann und er gegebenenfalls zurückgerufen wird. Bei zweifacher Verneinung des Datenschutzhinweises haben Sie die Möglichkeit, das Gespräch mit einer individuellen Aussage zu beenden, die Möglichkeit eines klassischen Anrufbeantworters zu geben oder eine Weiterleitung an eine von Ihnen gewünschte Rufnummer zu definieren.

Im letzten Feld können Sie festlegen, aus welchen Szenarien oder Anliegen Ihre Patient:innen wählen können. Sobald mehr als ein Szenario angelegt ist, erstellt sich die automatische Szenarioauswahl. Sie haben aber auch die Möglichkeit, mit der manuellen Szenarioauswahl eine individuelle Formulierung festzulegen.

⟩    Nun folgt das Wichtigste. Klicken Sie unten links auf das Herzstück der Plattform: den Assistentenmanager. Gehen Sie auf "Szenario hinzufügen" und wählen Sie den intelligenten Anrufbeantworter. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir schon einige Szenariovorlagen für häufige Anrufgründe für Sie vorbereitet. Wenn Sie nun auf “Weiter” klicken, sehen Sie diese. Wählen Sie diejenigen aus, die für Sie relevant sind. Mögliche Szenarien sind zum Beispiel… 

• Termin
• Überweisung
• Rezept 

Passen Sie die Szenarien einfach nach Ihren Bedürfnissen und auf Ihren Anwendungsfall an, indem Sie Fragen löschen, hinzufügen oder umformulieren. Auch komplexe Gespräche sind mit Hilfe von Verzweigungs- und Schleifenfragen möglich. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Textaussagen und Weiterleitungen an der gewünschten Stelle im Gespräch einzufügen. 

Statt des intelligenten Anrufbeantworters, können Sie sich auch für eine direkte Weiterleitung an eine gewünschte Telefonnummer entscheiden. Diese eignet sich bei dringenden oder komplexen Themen, die direkt von Ihrem Personal am Telefon beantwortet werden sollen.

⟩ Nun navigieren Sie auf den dritten Reiter SMS/Rückruf. Mit der Benachrichtigungsfunktion können Sie Ihre Anrufenden einfach und schnell informieren. Ob Terminbestätigungen oder Abholbescheide - Sie können zwischen einer SMS oder einem automatisierten Rückruf wählen. Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, müssen Sie im Gespräch die Einwilligung Ihrer Anrufenden einholen. Diese können Sie einholen, indem Sie im Szenario den Fragetyp "SMS/Rückruf" an der gewünschten Stelle einfügen. So wird Ihren Anrufenden dann eine entsprechende Frage zum Einverständnis gestellt. Die Benachrichtigung erfolgt nur manuell durch Sie. Auf dieser Seite können Sie Vorlagen erstellen, die bei jedem Anruf verwenden werden können. 

Um Ihren Telefonassistenten im Anschluss aus Sicht Ihrer Patient:innen zu erleben, können Sie nach den gespeicherten Änderungen Testanrufe durchführen und gegebenenfalls noch ein bisschen an den Details schleifen. 

Sobald Sie zufrieden mit Ihrer Konfiguration sind, dann richten Sie ausgehend von der Rufnummer Ihres Unternehmens eine einfache Rufnummerweiterleitung an die Ihnen zugewiesene VITAS Rufnummer (die VITAS Rufnummer finden Sie rechts oben in der Plattform) ein und Ihr Telefonassistent ist ab sofort bereit, Sie zu entlasten!

Informieren Sie Ihre Patient:innen!

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Patient:innen über Ihren Telefonassistenten zu informieren, um das Verständnis für die Veränderung und die Neugier zu steigern. Zeigen Sie Ihren Patient:innen die Vorteile auf, die der Einsatz des Telefonassistenten bereithält, wie zum Beispiel Ihre verbesserte Erreichbarkeit und mehr Zeit für die Behandlung Ihrer Patient:innen. Dafür haben wir für Sie Infomaterial, Broschüren und Co. vorbereitet, das Sie sich bequem von unserer Webseite herunterladen und ausdrucken können, unter:

Weitere Hilfeartikel dazu:
Vorlagen für die Benachrichtigungsfunktion
Benachrichtigungsfunktion kurz erklärt