Was ist ein Szenario und wie kann ich es einrichten?

Szenarien sind die Grundlage Ihres Assistenten, doch was genau versteht man darunter und wie wird es konfiguriert? Die Antwort auf diese Frage erhalten Sie in diesem Artikel.

Was ist ein Szenario?

Der Assistent lässt sich unkompliziert und zügig an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Dazu haben Sie die Möglichkeit, eigene Szenarien zu erstellen, die auf Ihre häufigsten Anfragen abgestimmt sind. Ein Szenario stellt dabei ein potenzielles Anliegen dar, das während eines Anrufs oder Chats auftreten kann.

Hier sind einige Beispiele aus verschiedenen Bereichen:

- Anfragen zu Terminen oder deren Absagen

- Bestellungen von Rezepten oder Überweisungen

- Meldungen von Schäden

- Rückrufbitten

- Entgegennahme allgemeiner Anliegen

Wie ist ein Szenario aufgebaut?

Jedes Szenario benötigt einen eindeutigen Namen. Obwohl die Namenswahl auf den ersten Blick unbedeutend erscheinen mag, ist sie entscheidend für den Erfolg Ihres Assistenten. Es ist besonders wichtig, dass die Namen klar voneinander abweichen, damit der Assistent in der Lage ist, das Anliegen korrekt zu identifizieren, sobald es im natürlichen Gespräch erwähnt wird.

Wie erstelle ich ein neues Szenario?

Navigieren Sie im Telefonassistenten oder Chatbot (AddOn) zum Bereich "Szenarien" und klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Szenario hinzufügen +", um ein neues Szenario zu erstellen.

Wählen Sie im nächsten Schritt die Option "Strukturiertes Szenario" und klicken Sie anschließend auf "Weiter", um den Prozess fortzusetzen.

Sie haben nun zwei Möglichkeiten: Entweder gestalten Sie ein Szenario vollständig nach Ihren eigenen Vorstellungen, indem Sie auf „Ohne Vorlage fortfahren“ klicken, oder Sie wählen eine der vielen praktischen Vorlagen aus, die für unterschiedliche Branchen bereitgestellt werden. Die Nutzung einer Vorlage bietet den Vorteil, dass viele der erforderlichen Schritte und Optionen bereits vorab konfiguriert sind, was Ihnen viel Zeit spart. Selbstverständlich können Sie die Vorlage anschließend nach Ihren Wünschen anpassen, um sicherzustellen, dass sie exakt Ihren Anforderungen entspricht.

1. Szenario mit Hilfe einer Vorlage erstellen

Wenn Sie sich für diese Option entschieden haben, haben Sie die Möglichkeit, aus einer Auswahl von Vorlagen zu wählen, die bereits grundlegende Einstellungen für häufige Anrufanliegen enthalten. Diese Vorlagen sind speziell entwickelt worden, um die typischen Anforderungen verschiedener Branchen, wie zum Beispiel im Gesundheitswesen, in Dienstleistungsbereichen oder in der Gastronomie, zu erfüllen.

Gerade zu Beginn der Einrichtung Ihres Assistenten kann die Nutzung einer Vorlage sehr hilfreich sein. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, sich rasch einen Überblick über die grundlegenden Optionen zur Konfiguration von Szenarien zu verschaffen und die unterschiedlichen Editorelemente besser kennenzulernen.

1. Nachdem Sie eine passende Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Vorlage verwenden", um mit der Anpassung und Konfiguration Ihres Szenarios fortzufahren.
2. Sie können nun den Namen des Szenarios sowie den Einleitungssatz anpassen, indem Sie einfach in das jeweilige Textfeld klicken.
3. Gestalten Sie das Szenario ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen und Anforderungen, indem Sie nicht benötigte Editorelemente entfernen oder die vorhandenen Texte anpassen. Darüber hinaus können Sie an jeder beliebigen Stelle des Gesprächsverlaufs ganz einfach neue Elemente hinzufügen, indem Sie auf das blaue Plussymbol klicken..

2. Szenario ohne Vorlage erstellen 

Wenn Sie sich für die Option „Ohne Vorlage fortfahren“ entscheiden, haben Sie die Freiheit, alle Einstellungen und Parameter nach Ihren individuellen Anforderungen anzupassen. Dies ermöglicht Ihnen, spezifische Informationen, Sprachbefehle und Reaktionen zu definieren, die perfekt zu Ihrem Anrufanliegen passen.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorlage verwenden", um mit der Konfiguration zu beginnen.
2. Im Folgenden haben Sie die Möglichkeit, den Szenarionamen und den Einleitungssatz zu vergeben, indem Sie in das entsprechende Textfeld klicken.
3. Jetzt können Sie den Gesprächsverlauf nach Ihren individuellen Wünschen gestalten, indem Sie verschiedene Editorelemente gezielt einsetzen. Erfragen Sie beispielsweise mithilfe unserer vordefinierten Fragetypen konkret die Informationen von Ihren Kontakten, die Sie für die Bearbeitung des Anliegens benötigen. Auch komplexe Gespräche sind mithilfe von Verzweigungs- und Schleifenfragen möglich. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Textaussagen und Weiterleitungen an der gewünschten Stelle im Gespräch einzufügen. 

Wie bearbeite ich ein Szenario?

Ihre erstellten Szenarien werden in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt. Dort haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Aktionen durchzuführen, indem Sie auf die entsprechenden Symbole klicken:

• auf den Button Szenario hinzufügen, wenn Sie ein neues Szenario anlegen möchten
• auf das Uhren-Symbol neben dem jeweiligen Szenario, wenn Sie dem bestehenden Szenario einen Status (Öffnungszeiten) zuweisen möchten
• auf das Stift-Symbol neben dem jeweiligen Szenario, wenn Sie ein bestehendes Szenario bearbeiten möchten
• auf das Kopieren-Symbol neben dem jeweiligen Szenario, wenn Sie ein bestehendes Szenario kopieren möchten
• auf das Löschen-Symbol neben dem jeweiligen Szenario, wenn Sie ein bestehendes Szenario löschen möchten
• auf den Regler neben dem jeweiligen Szenario, wenn Sie ein bestehendes Szenario aktivieren oder deaktivieren möchten

In diesem Video zeigen wir die Einrichtung eines Szenarios anhand des Beispiels "Rezeptbestellung":

In folgendem Video erfahren Sie, wie Sie Ihren Szenarien Öffnungszeiten zuweisen können.