Kann ich über die VITAS Plattform auch Nachrichten versenden?

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie über die integrierte Benachrichtigungsfunktion der VITAS Plattform Ihre Kontakte bequem und einfach informieren können.

Mit der Benachrichtigungsfunktion können Sie mit nur wenigen Klicks Ihre Kontakte benachrichtigen. Mögliche Anwendungsfälle sind etwa Terminbestätigungen oder Abholbescheide. Dabei haben Sie die Wahl zwischen einer SMS (an Mobilnummern), einer E-Mail und einem automatisierten Anruf durch VITAS (an Mobil- oder Festnetznummern). 

Dadurch können Sie Anrufe schneller und effizienter abarbeiten und Ihre Anrufenden ohne viel Aufwand benachrichtigen.

Um automatisiert Benachrichtigungen an Ihre Kontakte verschicken zu können, müssen Sie sich hierzu deren Erlaubnis einholen. 

Dies erfolgt, indem Sie beim Anlegen eines Szenarios an einer passenden Stelle mit der Einwilligungsfrage um Erlaubnis fragen oder die Zustimmung zur Kontaktaufnahme auf andere Weise erhalten.

Kommunikations-Einwilligung im Gespräch:

Sie haben die Möglichkeit, sich die Berechtigung für die Zusendung einer SMS oder eines automatisierten Rückrufs über den Fragetyp "SMS/Rückruf" zu holen. Diesen Fragetypen können Sie, wie alle anderen auch, an einer passenden Stelle des Gesprächs platzieren. Wenn Sie sich relativ am Anfang des Anrufs das Einverständnis für eine Kontaktaufnahme einholen, dürfen Sie auch bei abgebrochenen Anrufen zurückschreiben oder zurückrufen. Sie können auch selbst entscheiden, wie Sie die Frage formulieren möchten.

Falls die Erlaubnis für eine Benachrichtigung eingeholt wird, wird im Anschluss noch erfragt, ob dies über die mitgelieferte Telefonnummer passieren soll. Der Kontakt erhält hierbei die Möglichkeit, eine alternative Nummer zu diktieren (ähnlich wie bei der Abfrage der Telefonnummer). 

Kommunikations-Einwilligung auf anderem Weg:

Sie können festlegen, dass Sie allen Kontakten eine Benachrichtigung per SMS, E-Mail oder Rückruf senden können, ohne die Einwilligung explizit über die Einwilligungsfrage abzufragen. Die Einstellung können Sie in den Datenschutzeinstellungen unter
> Einstellungen > Datenschutz > Kommunikation mit Kontakten vornehmen. Bitte beachten Sie, dass die Verantwortung bei Ihnen liegt, die Zustimmung zur Kontaktaufnahme auf andere Weise zu erlangen. In diesem Fall ist die Einwilligungsfrage nicht erforderlich

Wenn der Kontakt zugestimmt hat oder Sie die Benachrichtigung ohne explizite Einwilligung aktiviert haben, haben Sie in den Konversationslisten direkt die Möglichkeit in der Detailansicht der Konversation zu antworten. Klicken Sie zum Öffnen der Detailansicht an eine beliebige Stelle in der entsprechenden Konversation. Sie haben drei Antwortoptionen: 

• Option A: SMS-Versand (für Mobilnummern empfohlen) 
• Option B: E-Mail-Versand
• Option C: Automatisierter Rückruf (für Festnetznummern empfohlen)
  
  

Wählen Sie im Dropdown-Menü den gewünschten Kommunikationskanal aus und tragen Sie im Feld "Empfänger" die entsprechende Kontaktinformation ein. Je nach Nachrichtenart geben Sie entweder eine Festnetznummer, eine Handynummer oder eine E-Mail-Adresse an, beziehungsweise überprüfen Sie die Telefonnummer, die aus der Konversation übernommen wurde.

Formulieren Sie nun Ihre Nachricht oder nutzen Sie die Schaltfläche "Schnellantworten", um eine Ihrer Vorlagen auszuwählen. Diese Vorlagen können Sie nach Belieben anpassen, um sie optimal auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen. Um die Nachricht zu versenden oder den automatisierten Rückruf zu veranlassen, klicken Sie auf das blaue Pfeil-Symbol.