Mit welchen Elementen kann ich den Gesprächsverlauf meines Telefonassistenten lenken?

In der VITAS Plattform stehen Ihnen verschiedene Elemente zur Verfügung, um den Gesprächsablauf festzulegen.

Bei der Erstellung Ihrer Szenarien haben Sie verschiedene Möglichkeiten den Gesprächsverlauf zu lenken.

Folgende Elemente stehen Ihnen hierbei zur Verfügung:

• Frage

Fügen Sie Ihrem Gesprächsverlauf eine Frage hinzu, um direkt eine Information abzufragen. Hierbei stehen Ihnen verschiedene vordefinierte Fragetypen zur Verfügung, auf die Ihr Telefonassistent trainiert ist, d.h. er versteht diese besonders gut. 

• Aussage

Mittels einer Aussage haben Sie die Möglichkeit, Ihren Anrufenden Informationen mitzuteilen. Im Gegensatz zu den anderen Elementen erwartet der Telefonassistent hier keine Antwort vom Anrufenden. Das bedeutet, Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um auf Verzweigungen zu reagieren und können das Gespräch mit einer Aussage beenden.

• Verzweigung

Um auch komplexe Gespräche abzubilden, können Sie Verzweigungen nutzen. Mithilfe der Verzweigungsfrage können Sie bis zu 5 verschiedene Antwortmöglichkeiten zur Auswahl stellen. Dadurch können Sie Ihre Anrufenden im Gesprächsverlauf ganz einfach vorfiltern und auch, je nach Antwort, den weiteren Gesprächsverlauf definieren.

Sollten Sie mehr als 5 Antwortmöglichkeiten bei Verzweigungsfragen benötigen, haben Sie die Möglichkeit mit unserem Pro-Paket, mehr als fünf Verzweigungen freizuschalten. 

• Schleife

Außerdem können Sie Schleifen nutzen, um Fragen mehrfach zu stellen. Dies ist besonders bei Bestellungen hilfreich, um mehrere Produkte oder Leistungen bestellen zu können.

• Weiterleitung

Des Weiteren ermöglicht es Ihnen die VITAS Plattform neben dem Weiterleitungs-Szenario auch Weiterleitungen innerhalb des Gesprächsverlaufs zu nutzen. Damit können Sie selbst definieren, an welcher Stelle die Weiterleitung an einen Mitarbeitenden erfolgen soll. So können Sie die Anliegen Ihrer Anrufenden im Vorfeld selektieren und priorisieren, sodass an der geeigneten Stelle gleich an die richtige Abteilung bzw. Ansprechperson weitergeleitet werden kann.

• Benachrichtigung (exklusive Pro-Paket Funktion)

Zudem steht Ihnen in unserem Pro-Paket ein Benachrichtigungs-Element zur Verfügung, das Sie flexibel an jeder gewünschten Stelle im Gesprächsablauf hinzufügen können. Mit diesem Element können Sie gezielt E-Mail-Benachrichtigungen auslösen – und dabei sogar mehrere Empfänger festlegen. Auch der Betreff der E-Mail-Benachrichtigung ist anpassbar. So lassen sich zum Beispiel bei Verzweigungsfragen wie „Möchten Sie einen Termin vereinbaren, verschieben oder absagen?“ automatisch E-Mails an bestimmte Abteilungen oder Ansprechpersonen senden, falls Sie nur bei Terminabsagen sofort informiert werden möchten.