Kann ich E-Mail-Benachrichtigungen für Anrufe einstellen?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Anrufe flexibel einrichten können und welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen.

Überblick: Die drei Arten der Benachrichtigungen

1. E-Mail-Benachrichtigung über alle Anrufe

Unter Assistentenmanager > Benachrichtigungen können Sie festlegen, dass automatisch nach jedem eingehenden Anruf eine E-Mail-Benachrichtigung an eine von Ihnen ausgewählte E-Mail-Adresse gesendet wird. Sie können diese Option jederzeit per Regler aktivieren oder deaktivieren.

• Option für personenbezogene Daten: Sie entscheiden, ob die E-Mail nur über den neuen Anruf informiert oder ob auch personenbezogene Anrufdaten übermittelt werden sollen.

2. Szenariospezifische E-Mail-Benachrichtigungen (exklusiv im Pro-Paket)

Im Pro-Paket haben Sie die Möglichkeit als Eigentümer oder Admin, E-Mail-Benachrichtigungen szenariospezifisch zu konfigurieren. So können Sie für verschiedene Szenarien (z. B. „Termin“, „Beratung“, „Notfall“) unterschiedliche E-Mail-Adressen hinterlegen, an die die Benachrichtigungen gesendet werden sollen. Diese Funktion ermöglicht eine noch gezieltere Informationsweitergabe an die jeweils zuständigen Abteilungen oder Personen.

• • Individuelle E-Mail-Adressen pro Szenario: Sie können für jedes Szenario spezifische E-Mail-Adressen hinterlegen. Es ist auch möglich, für ein Szenario mehrere E-Mail-Adressen zu hinterlegen.
  • Option für personenbezogene Daten: Auch bei szenariospezifischen Benachrichtigungen können Sie festlegen, ob die E-Mails nur eine Benachrichtigung über einen neuen Anruf enthalten oder auch personenbezogene Daten übermittelt werden sollen.

3. Benachrichtigung an beliebiger Stelle (exklusiv im Pro-Paket)

Das Benachrichtigungs-Element erlaubt es Ihnen, gezielte E-Mail-Benachrichtigungen an jeder beliebigen Stelle im Gesprächsablauf auszulösen. Fügen Sie das Benachrichtigungs-Element einfach an gewünschter Stelle im Szenario ein. Hierbei können Sie:

• Mehrere Empfänger:innen angeben, die die Benachrichtigung erhalten sollen. Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen angeben, trennen Sie diese einfach durch ein Komma.
• Den Betreff der E-Mail individuell anpassen, um eine eindeutige Zuordnung der Benachrichtigung zu gewährleisten.
• Option für personenbezogene Daten: Auch beim Benachrichtigungs-Element können Sie festlegen, ob die E-Mails nur eine Benachrichtigung über einen neuen Anruf enthalten oder auch personenbezogene Daten übermittelt werden sollen.
• Beispiel: Bei einer Verzweigungsfrage wie „Möchten Sie einen Termin vereinbaren, verschieben oder absagen?“ kann das Benachrichtigungs-Element so eingerichtet werden, dass nur bei einer Terminabsage eine Benachrichtigung an die zuständige Abteilung gesendet wird.
  
  

Beispiele für den Einsatz der Benachrichtigungen

Mehrere Teams oder Abteilungen arbeiten gemeinsam auf der Plattform

Wenn mehrere Abteilungen auf der Plattform arbeiten, können Benachrichtigungen individuell konfiguriert werden. So erhalten die jeweils zuständigen Teams automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, die für ihr Szenario relevant ist.

Notfall-Benachrichtigungen

Falls Sie ein Notfallszenario eingerichtet haben, können Sie Benachrichtigungen so einrichten, dass Sie sofort informiert werden und schnell reagieren können.

Konfiguration der Benachrichtigungen

Zugriff auf die Benachrichtigungseinstellungen:
Gehen Sie im Assistentenmanager zum Reiter Benachrichtigung. Hier können Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, deaktivieren, löschen und spezifische Einstellungen vornehmen. Um eine neue E-Mail-Adresse hinzufügen, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Benachrichtigung hinzufügen". Hier können Sie im Dropdown-Menü das entsprechende Szenario auswählen und die E-Mail-Adresse einfügen, an die die Anrufbenachrichtigung gesendet werden soll. 

Hier haben Sie auch die Möglichkeit zu entscheiden, ob personenbezogene Daten in der E-Mail mit gesendet werden sollen, oder ob Sie lediglich eine Benachrichtigung über den neuen Anruf erhalten möchten. Sie können dies ganz einfach steuern, indem Sie das entsprechende Kästchen ankreuzen oder leer lassen. Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung dieser Daten nur gestattet ist, wenn die Einwilligung der Anrufenden vorliegt. 

Mit einem Klick auf die grüne Schaltfläche können Sie die Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie möchten, dass dauerhaft keine Benachrichtigungen mehr gesendet werden, können Sie die betreffende E-Mail-Adresse über den roten Papierkorb sogar vollständig löschen.

Szenario und Empfänger konfigurieren (Pro-Paket):
Wählen Sie für jedes Szenario die passenden Empfänger aus und legen Sie fest, ob personenbezogene Daten übermittelt werden sollen.

Benachrichtigungs-Element im Gesprächsablauf hinzufügen (Pro-Paket):
Nutzen Sie das Benachrichtigungs-Element im Szenario, um flexibel und gezielt an einer beliebigen Stelle im Gespräch E-Mail-Benachrichtigungen auszulösen. Ziehen Sie hierfür das Benachrichtigungs-Element an die entsprechende Stelle. Es sind mehrere Empfänger (getrennt durch ein Komma) möglich und der Betreff ist anpassbar.