Wann eignet sich der intelligente Anrufbeantworter?

Der intelligente Anrufbeantworter fragt in natürlicher Gesprächsführung Informationen vom Anrufenden ab und stellt diese anschließend in tabellarischer Form für Sie zur Verfügung.

Wenn Sie ein hohes Anrufaufkommen haben und dadurch wiederholt von Ihrer Arbeit abgehalten werden oder Sie aufgrund Ihrer Tätigkeiten nicht oft das Telefon beantworten können und so wichtige Anrufe verpassen, ist ein intelligenter Telefonassistent eine wertvolle Unterstützung für Sie und Ihre Mitarbeitenden.

Einige der Vorteile des intelligenten Anrufbeantworters sind:

  • Zeitersparnis: Ihr digitaler Assistent von VITAS beantwortet all Ihre Anrufe automatisiert und nimmt die für Sie wichtigen Anruferinformationen auf. Diese finden Sie anschließend strukturiert und in tabellarischer Form in der VITAS Plattform.
  • Bessere Organisation: Mittels gezielter Gesprächsführung selektiert Ihr Telefonassistent die Anrufe vor und kann dadurch bei Bedarf direkt an die richtige Ansprechperson oder Abteilung weiterleiten.
  • Erhöhte Kundenzufriedenheit: Dank des Telefonassistenten sind Sie stetig für Ihre Kund:innen erreichbar, was deren Zufriedenheit enorm erhöht. Ihre Anliegen können diese jederzeit Ihrem digitalen Assistenten vorbringen, auch außerhalb Ihrer Geschäftszeiten.
  • Erhöhte Effizienz in Ihrer Arbeitsweise: Ihr intelligenter Assistent nimmt alle für die Bearbeitung des Anliegens wichtigen Informationen auf und stellt Ihnen diese in der VITAS Plattform zur Verfügung. Dabei können Sie selbst festlegen, welche Art von Informationen von den Anrufenden erfragt werden sollen. So können Sie sich Ihren wertschöpfenden Aufgaben widmen und die Anrufe zu einem beliebigen Zeitpunkt fokussiert abarbeiten. 

Der intelligente Anrufbeantworter eignet sich besonders für Unternehmen, die eine hohe Anzahl von Anrufen erhalten, wie zum Beispiel Callcenter, Kundenservice-Abteilungen und medizinische Einrichtungen. Er ist jedoch auch für kleinere Unternehmen und Selbstständige geeignet, die ihre Zeit und Ressourcen besser verwalten möchten.

Bei den folgenden Aufgaben kann der Telefonassistent von VITAS Sie insbesondere unterstützen:

Standardfragen beantworten

Vor allem bei immer wiederkehrenden Anliegen und Fragen Ihrer Kund:innen kann für Entlastung gesorgt werden. Der VITAS Telefonassistent wurde als branchenunabhängige Lösung explizit dafür entwickelt, die für Ihren Betrieb spezifischen Fragen beantworten zu können.

Weiterleitung von Anrufen

Natürlich können Sie, beispielsweise bei dringenden Anliegen oder Notfällen, an einen Ihrer Mitarbeitenden weiterleiten. Dabei leitet der Assistent die Kundenanliegen weiter, die persönlich von Ihnen bearbeitet werden müssen. Mehr dazu finden Sie in diesem Artikel. 

Anrufaufnahme und Textbereitstellung

Wenn Sie jedoch ganz auf das Annehmen von Anrufen verzichten wollen, können Sie diese Anliegen auch von unserem Assistenten aufnehmen lassen, welcher Ihnen diese dann als Audio- und Text-Sequenzen bereitstellt. So müssen Sie sich im Nachhinein nicht den ganzen Anruf anhören, sondern können wichtige Infos direkt in der VITAS Plattform ablesen.

Termine vereinbaren und in den Kalender eintragen

Eine weitere Möglichkeit den VITAS Telefonassistenten zu nutzen ist die automatische Terminverwaltung. Dabei vereinbart Ihr digitaler Assistent eigenständig einen Termin mit den Kund:innen auf Basis Ihres Kalenders sowie den Kundenpräferenzen und trägt diesen in Ihr Kalendersystem ein.

Voraussetzung dafür ist die Nutzung von Samedi oder heal11 (bald verfügbar).