In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sich individuell für Anrufe in bestimmten Szenarien benachrichtigen lassen können und welche Vorteile diese Funktion für Sie bietet.
Mit der Aktivierung unserer erweiterten Benachrichtigungseinstellungen (im Pro-Paket enthalten) haben Sie die Möglichkeit, die E-Mail-Benachrichtigungen individuell und szenariospezifisch an Ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen und somit Ihr Benutzererlebnis zu optimieren. Dank dieser Funktion können Sie für jedes Szenario, oder auch nur ein bestimmtes, E-Mails an unterschiedliche Mitarbeitende oder Abteilungen senden, um sicherzustellen, dass jeder die Aufgaben in seinem Zuständigkeitsbereich effektiv erfüllen kann. In den Benachrichtigungseinstellungen können Sie außerdem auswählen, ob Anrufinformationen (personenbezogene Daten) mit der Benachrichtigung übermittelt werden sollen oder ob Sie nur über den eingehenden Anruf informiert werden möchten.
Wann sind individuelle Benachrichtigungen hilfreich?
Um besser zu veranschaulichen, wie Ihnen die Aktivierung der erweiterten Benachrichtigungseinstellungen die Bearbeitung noch weiter erleichtern kann, haben wir hier einige Anwendungsbeispiele für Sie:
1. Mehrere Mitarbeiter:innen oder Abteilungen arbeiten gemeinsam auf der Plattform:
Wenn Sie die Benutzerverwaltung aktiviert haben und den Anrufenden die Möglichkeit anbieten, zwischen verschiedenen Szenarien auszuwählen, kann es sinnvoll sein, die Bearbeitung der eingegangen Anrufe szenariospezifisch unter den Mitarbeiter:innen oder Abteilungen aufzuteilen. Kann beispielsweise zwischen den Szenarien "Termin", "Beratung" und "Krankmeldung" gewählt werden, können die für das jeweilige Szenario zuständigen Mitarbeitenden individuell per Email benachrichtigt werden, sobald ein neuer Anruf für das Szenario eingeht, welches in ihren Zuständigkeitsbereich fällt.
2. Zusätzliche Benachrichtigungsmöglichkeit in Notfällen
In Notfällen ist entscheidend, schnell zu handeln. Wenn Sie den Anrufenden die Möglichkeit bieten ein Notfallszenario zu wählen, können Sie sich über die gewünschte Email Adresse benachrichtigen lassen, wenn ein Anrufender dieses Szenario gewählt hat und haben somit die Möglichkeit, diesen Anruf priorisiert zu bearbeiten.
Wie konfiguriert man die Benachrichtigungseinstellungen?
Um die Benachrichtigungseinstellungen anzupassen, gehen Sie einfach zum Assistentenmanager und wählen Sie den Reiter "Benachrichtigung" aus. Dort haben Sie als Eigentümer:in, Administrator:in oder Manager:in die Möglichkeit, individuelle Einstellungen für die Benachrichtigungen vorzunehmen. Sie können festlegen, welche E-Mails an welche Mitarbeiter:innen oder Abteilungen gesendet werden sollen, je nach Szenario oder Bedarf. Es ist auch möglich, für ein Szenario mehrere E-Mail-Adressen zu hinterlegen.
Um eine neue E-Mail-Adresse hinzufügen, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Benachrichtigung hinzufügen". Hier können Sie im Dropdown Menü das entsprechende Szenario auswählen und die E-Mail Adresse einfügen, an die die Anrufbenachrichtigung gesendet werden soll.
Hier haben Sie auch die Möglichkeit zu entscheiden, ob personenbezogene Daten in der Email mit gesendet werden sollen, oder ob Sie lediglich eine Benachrichtigung über den neuen Anruf erhalten möchten. Sie können dies ganz einfach steuern, indem Sie das entsprechende Kästchen ankreuzen oder leer lassen. Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung dieser Daten nur gestattet ist, wenn die Einwilligung der Anrufenden vorliegt.
In der Übersicht können die festgelegten Einstellungen ganz einfach wieder angepasst werden.
Mit einem Klick auf die grüne Schaltfläche können Sie die Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie möchten, dass an eine Emailadresse dauerhaft keine Benachrichtigungen mehr gesendet werden, können Sie die betreffende Adresse über den roten Papierkorb sogar vollständig löschen.
Die Erweiterten Benachrichtigungseinstellungen zu den Szenarien sind eine exklusive Funktion unseres Pro-Pakets.
Für weitere Informationen oder Fragen steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung.