Wie richte ich meinen Telefonassistenten ein?

In diesem Artikel finden Sie die ersten Schritte, um Ihren Telefonassistenten einzurichten.

Die Einrichtung des Telefonassistenten ist intuitiv und benötigt in der Regel kaum technischen Support. Um die VITAS-Plattform zu nutzen, sind zwei Aspekte wichtig: 

  • Eine Rufnummerweiterleitung in Ihrer Telefonanlage
  • Einen aktualisierten Internetbrowser

 

Für die Rufnummerweiterleitung gibt es zwei Voraussetzungen: 

  • Zweite Telefonnummer im Unternehmen ist vorhanden 
    Eine zweite Telefonnummer ist notwendig, da es im Fall von Eskalationen ansonsten zu einem Zirkelbezug kommen würde.
    Falls Sie diesbezüglich Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an Ihren Telefonanbieter oder direkt an das VITAS Support Team. 
  • CLIP* ist bei der Rufnummerweiterleitung aktiviert
    Rufnummernanzeige, die so genannte CLIP (Calling Line Identification Presentation). Darunter ist die Anzeige der Rufnummer des Anrufenden auf dem Telefon-Display des Angerufenen zu verstehen.

Unser Assistent ist unter einer individuellen Nummer (VITAS-Nummer, kurz VNR) für Sie erreichbar.
Damit auch Ihre Anrufenden mit dem Assistenten sprechen, nutzen Sie eine Weiterleitung. Die Telefonnummer, unter der die Anrufenden zu Ihnen kommen, wird an die individuelle Nummer des Assistenten weitergeleitet. 

Grundsätzlich gibt es für die Weiterleitung vier verschiedene Möglichkeiten:

  1. Telefontastenkombination


    Am Telefon kann man über folgende Tastenkombinationen die Rufnummerweiterleitung direkt aktivieren. An der Stelle "Zielrufnummer" ist die VNR einzutragen.
  2. Telefoneinstellungen


    In den meisten Telefonen gibt es auch eine Menüstruktur, welche in der Regel auf die GSM-Codes zugreift. Am Beispiel des Fritz!Fons:
  3. Router / Telefonanlage

     

    An den Routern bzw. Telefonanlagen lassen sich die Einstellungen meist sehr einfach einrichten. Beispielsweise haben wir die klassischen Modelle erläutert, in der Regel findet sich hierzu aber auch im Handbuch der Anlagen einfach Hilfe. 

    Beispiel Fritz!Box: 

    Beispiel Fonial: 

    Beispiel Placetel: 


  4. Telefonprovider

Die Telefonprovider bieten Selfserviceportale unter Namen wie “Kundencenter” oder “Telefoniecenter” an, unter welchen man Weiterleitungseinstellungen online konfigurieren kann. Zudem kann man auch telefonisch im Support eine Rufnummerweiterleitung bestellen. 

Häufig genutzte Telefonprovider: 

Beispiel für ein Telefoncenter (Telekom), bei welchem man die Rufumleitung einstellen kann:

CLIP - Funktion

Damit die Rufnummer des Anrufenden in der VITAS-Plattform angezeigt werden kann, muss Ihre Telefonanlage das Durchreichen der Rufnummer unterstützen. Dies erfolgt über die so genannte "CLIP - Funktion" (Calling Line Identification Presentation). 

Je nach Telefonanbieter muss diese Funktion allerdings explizit frei geschalten werden. Gerne hilft Ihnen das VITAS Team bei der Einrichtung dieser Funktion.