Assistenten verbinden
Damit Ihr Assistent Anrufe unter Ihrer gewohnten Rufnummer entgegennehmen kann, leiten Sie diese an ihn weiter. Ihre Kund:innen wählen weiterhin Ihre bisherige Nummer.
Das ist der einzige Schritt, der außerhalb der Plattform stattfindet.
Welche Anbindungsarten gibt es?
| Anbindungsart | So kommen die Anrufe zum Assistenten |
|---|---|
| Weiterleitung über das Festnetz | Ihr Telefonanbieter oder Ihre Telefonanlage leitet Anrufe an die Rufnummer Ihres VITAS-Assistenten weiter. |
| Weiterleitung über einen VITAS SIP-Trunk | Ihre Telefonanlage leitet Anrufe über eine direkte SIP-Verbindung an VITAS weiter. (Pro Paket) |
| Weiterleitung über eine SIP-Nebenstelle | VITAS registriert sich als Nebenstelle in Ihrer Telefonanlage. Ihre Anlage leitet die gewünschten Anrufe an diese SIP-Nebenstelle weiter. (Pro Paket) |
Wenn Sie unsicher sind, welche Anbindung zu Ihrer Anlage passt, stimmen Sie sich mit Ihrer Telefonie-Betreuung und unserem Support ab.
Entscheiden, wann Ihr Assistent übernehmen soll
Wir empfehlen, alle Anrufe an die gewünschte Rufnummer sofort weiterzuleiten. Ihr Assistent nimmt dann die Gespräche an, ohne dass Ihre Telefone vor Ort zuerst klingeln.
Soll Ihr Team zuerst ans Telefon gehen können, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Weiterleitung bei Nichtannahme: Ihre Telefone klingeln zunächst vor Ort. Nimmt niemand ab, wird der Anruf nach der eingestellten Zeit an Ihren Assistenten weitergeleitet. Die Wartezeit legen Sie bei Ihrem Telefonanbieter oder in Ihrer Anlage fest.
- Parallelruf: Ihre Telefonanlage verteilt den Anruf gleichzeitig an Ihre Telefone und Ihren Assistenten. Damit Ihr Team zuerst abnehmen kann, stellen Sie für den Assistenten in der VITAS-Plattform unter Telefonie eine Wartezeit ein.
Welche Möglichkeiten verfügbar sind, hängt von Ihrem Telefonanbieter und Ihrer Anlage ab.
Anbindung über das Festnetz
Für diese Anbindungsart richten Sie bei Ihrem Telefonanbieter oder in Ihrer Telefonanlage eine Rufumleitung auf Ihre VITAS-Rufnummer ein.
Ihre VITAS-Rufnummer
Sie finden Ihre VITAS-Rufnummer in der Plattform oben rechts in der Kopfzeile, neben dem Namen Ihres Assistenten. Diese Nummer ist das Ziel Ihrer Rufumleitung. Notieren Sie sie vollständig mit Ländervorwahl, zum Beispiel +4991112345678.
Wird noch keine Rufnummer angezeigt, prüfen Sie, ob Sie Ihre eigene Rufnummer bereits verifiziert haben. Die VITAS-Rufnummer wird erst danach freigeschaltet. Mehr dazu erfahren Sie unter Kostenlose Testphase.
Die Rufumleitung einrichten
Jede Telefonanlage ist anders. Die folgenden Hinweise helfen Ihnen, die passende Einstellung zu finden. Die genauen Schritte und Bezeichnungen entnehmen Sie der Anleitung Ihres Anbieters oder Herstellers.
Richten Sie die Rufumleitung an einer der folgenden Stellen ein:
- Beim Telefonanbieter: Suchen Sie im Kundenportal nach „Telefonie“, „Rufumleitung“ oder „Anrufweiterleitung“.
- Im Router oder in der Telefonanlage: Öffnen Sie die Telefonieeinstellungen und suchen Sie nach der Rufumleitung.
Betreut ein Dienstleister Ihre Telefonanlage, kann er die Einrichtung für Sie übernehmen. Geben Sie ihm Ihre VITAS-Rufnummer und die gewünschte Art der Weiterleitung an.
Wählen Sie die Rufnummer aus, deren Anrufe Ihr Assistent übernehmen soll, und tragen Sie Ihre VITAS-Rufnummer als Ziel ein. Speichern und aktivieren Sie die Rufumleitung.
Anbindung über einen VITAS SIP-Trunk
Ihre Telefonanlage verbindet sich über das Internet per SIP direkt mit VITAS. Sie richten in Ihrer Anlage die Weiterleitung der gewünschten Anrufe über diesen Trunk an Ihren Assistenten ein.
Stimmen Sie die Einrichtung mit unserem Support ab. Nennen Sie uns dafür Ihre Telefonanlage und den Assistenten, den Sie anbinden möchten.
Anbindung über eine SIP-Nebenstelle
Bei dieser Variante registriert sich VITAS als Nebenstelle in Ihrer Telefonanlage. Sie leiten die gewünschten Anrufe innerhalb Ihrer Anlage an diese Nebenstelle weiter, damit Ihr Assistent sie entgegennehmen kann.
Stimmen Sie mit unserem Support ab, wie die Nebenstelle eingerichtet und die Registrierung durch VITAS ermöglicht wird.
Die Anbindung testen
Testen Sie nach der Einrichtung, ob die gewählte Anbindung und die gewünschte Anrufverteilung funktionieren.
Rufen Sie Ihre gewohnte Rufnummer von einem anderen Telefon aus an, zum Beispiel vom Mobiltelefon.
- Bei sofortiger Weiterleitung: Prüfen Sie, ob sich Ihr Assistent mit der vorgesehenen Begrüßung meldet.
- Wenn Ihr Team zuerst abnehmen soll: Testen Sie sowohl die Annahme durch Ihr Team als auch die Übernahme durch den Assistenten, wenn niemand abnimmt.
Nach einem Gespräch mit dem Assistenten finden Sie den Testanruf in Ihren Konversationen. Prüfen Sie dabei auch, ob die Rufnummer des anrufenden Telefons korrekt angezeigt wird, sofern sie nicht unterdrückt war.
Wenn es nicht klappt
Wenden Sie sich bei Fragen zu den Einstellungen Ihrer Telefonanlage an Ihre Telefonie-Betreuung. Bei einer Weiterleitung über das Festnetz kann auch Ihr Telefonanbieter helfen. Bei Fragen zur SIP-Anbindung beziehen Sie unseren Support mit ein.
Unser Support kann prüfen, ob Anrufe bei Ihrem Assistenten ankommen, und Sie bei der Fehlersuche unterstützen. Auf die Einstellungen Ihrer Telefonanlage haben wir keinen Zugriff.
Halten Sie für ein Gespräch mit uns bereit: die gewählte Anbindungsart, den Namen Ihres Telefonanbieters und Ihrer Telefonanlage so wie eine kurze Beschreibung, was beim Testen passiert ist, und gegebenenfalls die angezeigte Fehlermeldung.