Den Assistent richtig konfigurieren
Bevor Ihr Assistent Anrufe übernimmt, legen Sie fest, wie er sich verhalten soll: wann er erreichbar ist, wie er klingt, wie er begrüßt und welche Anliegen er bearbeitet. Diese Anleitung führt Sie einmal durch die Grundeinrichtung. Rechnen Sie mit etwa 30 Minuten. Alles lässt sich später jederzeit ändern.
Richten Sie Ihren Assistenten fertig ein, bevor Sie ihn anbinden. So nimmt er keine echten Anrufe entgegen, solange er noch nicht bereit ist.
Voraussetzung: Ihre eigene Rufnummer muss verifiziert sein. Erst danach wird Ihre VITAS-Rufnummer freigeschaltet, die Sie später für die Anbindung brauchen. Falls Sie das noch nicht erledigt haben: Kostenlose Testphase
1. Öffnungszeiten prüfen
Einstellungen → Öffnungszeiten
Ihr Assistent kennt drei Zustände: Innerhalb Ihrer Öffnungszeiten, Außerhalb und Abwesend. In jedem davon kann er sich anders verhalten — eine andere Begrüßung sprechen und andere Anliegen anbieten.
Diese drei Zustände begegnen Ihnen gleich mehrfach wieder. Es lohnt sich deshalb, hier kurz hineinzuschauen.
Tragen Sie Ihre Zeiten ein, wenn Ihr Assistent zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedlich reagieren soll. Soll er zunächst überall gleich antworten, übernehmen Sie einfach die Voreinstellung und gehen weiter.
Ausführlich: Öffnungszeiten
2. Stimme auswählen
Assistentenmanager → Allgemein
Hören Sie sich die bereitgestellten Stimmen an und wählen Sie die, die zu Ihrem Unternehmen am besten passt. Speichern Sie anschließend.
Ausführlich: Stimmauswahl
3. Begrüßung anpassen
Assistentenmanager → Begrüßung
Hier legen Sie den Gesprächsanfang fest. Die Seite hat drei Reiter - einen je Öffnungszeiten-Zustand. Beginnen Sie mit Innerhalb und übertragen Sie die Texte anschließend auf die anderen beiden.
Drei Bereiche sind zu füllen:
- Begrüßung - nennen Sie den Namen Ihres Unternehmens, damit klar ist, wo Ihre Anrufenden gelandet sind.
- Datenschutz - der Hinweis auf die automatisierte Verarbeitung.
- Anliegen - die Frage danach, worum es geht. Der vorgegebene Text passt sich automatisch an Ihre Szenarien an; Sie müssen hier zunächst nichts ändern.
Passen Sie den Datenschutzhinweis an. Unsere Vorlage ist ein Ausgangspunkt und enthält weder Ihren Unternehmensnamen noch den Link zu Ihren Datenschutzbestimmungen. Der Text muss den Verantwortlichen und den Zweck der Verarbeitung nennen, auf den Einsatz eines KI-Systems hinweisen und auf Ihre Datenschutzbestimmungen verlinken. Lassen Sie ihn im Zweifel von der für Sie zuständigen Datenschutzberatung prüfen.
Ausführlich: Begrüßung
4. Szenarien anlegen
Assistentenmanager → Szenarien
Ein Szenario ist ein Gesprächsablauf für ein bestimmtes Anliegen. Fangen Sie mit einem einzigen an - zum Beispiel „Rückruf".
Sie müssen nicht bei null anfangen: Beim Anlegen eines Szenarios stehen Ihnen fertige Vorlagen zur Verfügung. Wählen Sie eine passende aus und passen Sie die Texte und Abläufe an Ihr Unternehmen an. Das geht deutlich schneller, als einen Ablauf von Grund auf zu bauen.
1. Szenario erstellen und benennen - Wählen Sie eine Vorlage, die zu einem ihrer häufigen Anliegen passt.2. Aktivierungsbedingung beschreiben - Schreiben Sie in eigenen Worten, bei welchen Anliegen dieses Szenario greifen soll.
3. Öffnungszeiten wählen - Legen Sie fest, wann Ihr Assistent das Szenario anbietet.
4. Gesprächsablauf bauen bzw. anpassen - Passen Sie den Ablauf entsprechend Ihrer Anforderungen an. Für einfache Szenarien reicht meist schon 3 Bausteine aus:
- Aussage - „Gerne nehme ich Ihr Anliegen auf."
- Informationen erfassen - Name, Rufnummer und das Anliegen
- Gespräch beenden - eine kurze Verabschiedung
6. Ein weiteres Szenario anlegen - Wiederholen Sie die Schritte für ein weiteres Anliegen.
Warum zwei Szenarien? - Bei nur einem Szenario wechselt Ihr Assistent direkt hinein. Erst ab zwei Szenarien fragt er nach dem Anliegen und ordnet die Antwort selbstständig zu. Legen Sie deshalb zu beginn zwei an - so sehen Sie beim Testanruf, wie die Zuordnung funktioniert.
Jedes Szenario braucht am Ende den Baustein „Gespräch beenden". Fehlt er, verabschiedet sich Ihr Assistent nicht und Ihre Anrufenden warten auf eine Reaktion, die nicht kommt.
Ausführlich: Editor
5. Testen
Rufen Sie Ihre VITAS-Rufnummer an - die steht oben rechts in der Kopfzeile. Ihr Assistent geht sofort ran, auch wenn Ihre eigene Rufumleitung noch nicht eingerichtet ist.
Sehen Sie dort keine Rufnummer, steht die Bestätigung Ihrer eigenen Rufnummer noch aus. Sie finden die Informationen dazu auf Ihrem Dashboard.
Achten Sie dabei auf:
- Klingt die Begrüßung so, wie Sie sie gemeint haben? Abkürzungen, Eigennamen und Zahlen klingen gesprochen oft anders als erwartet.
- Nennt Ihr Assistent die Anliegen verständlich?
- Landen Sie im richtigen Szenario, wenn Sie Ihr Anliegen schildern?
- Werden die Angaben vollständig erfasst?
Nach dem Auflegen finden Sie das Gespräch in Ihren Konversationen - mit Transkript und allen erfassten Angaben. So sehen Sie genau, was Ihr Assistent verstanden hat.
Passen Sie an, was Ihnen auffällt, und rufen Sie noch einmal an.
6. Assistent anbinden
Ihr Assistent ist fertig konfiguriert und einsatzbereit. Im nächsten Schritt leiten Sie Ihre Anrufe zu ihm weiter.
Weiter mit: Assistenten verbinden
Was Sie später ergänzen können
- Weitere Szenarien für andere Anliegen
- Weiterleitungen an Ihr Team
- Direktes Durchstellen für bestimmte Anrufende
- E-Mail-Benachrichtigung nach jedem Anruf