Wie richte ich die Weiterleitung auf den Telefonassistenten ein?
Damit Ihr Assistent Anrufe entgegennehmen kann, müssen eingehende Anrufe bei ihm ankommen. Dafür richten Sie in Ihrer Telefonanlage eine Rufumleitung auf Ihre VITAS-Rufnummer ein.
Das ist der einzige Schritt, der außerhalb der Plattform stattfindet.
Ihre VITAS-Rufnummer
Sie finden sie in der Plattform oben rechts in der Kopfzeile, neben dem Namen Ihres Assistenten.
Sehen Sie dort keine Rufnummer, ist Ihre eigene Rufnummer noch nicht verifiziert. Die VITAS-Rufnummer wird erst danach freigeschaltet - mehr dazu unter Kostenlose Testphase.
Diese Nummer ist das Ziel Ihrer Rufumleitung. Notieren Sie sie vollständig mit Ländervorwahl, also zum Beispiel +4991112345678.
Was Sie erreichen wollen
Ruft jemand Ihre gewohnte Nummer an, soll der Anruf an Ihre VITAS-Rufnummer weitergeleitet werden. Ihre Kund:innen merken davon nichts - sie wählen weiterhin Ihre Nummer.
Wir empfehlen, alle Anrufe sofort weiterzuleiten. Ihr Assistent nimmt dann jedes Gespräch an. Wenn Ihr Team weiterhin zuerst ans Telefon gehen soll, lesen Sie unten weiter.
Wo Sie die Rufumleitung einrichten
Jede Telefonanlage ist anders. Wir können deshalb nicht für jedes System die genauen Schritte beschreiben. Das Ziel ist aber immer dasselbe: eine Rufumleitung auf Ihre VITAS-Rufnummer. Die genaue Vorgehensweise finden Sie in der Anleitung Ihres Anbieters.
Prüfen Sie diese Stellen der Reihe nach:
- Das Kundenportal Ihres Telefonanbieters - meist unter „Telefonie" oder „Rufumleitung". Bei den meisten Anschlüssen ist das der einfachste Weg.
- Die Oberfläche Ihres Routers oder Ihrer Telefonanlage - bei einer Fritzbox zum Beispiel unter „Telefonie" und „Rufbehandlung".
- Ihr Telefonie-Dienstleister, falls jemand extern Ihre Anlage betreut.
Suchen Sie im Internet nach dem Namen Ihrer Anlage zusammen mit Rufumleitung einrichten - für die verbreiteten Modelle gibt es Anleitungen der Hersteller.
Beispiele für gängige Systeme
Die folgenden Kurzanleitungen nennen den Weg und die Einstellung, die wir empfehlen. Die vollständigen Schritte finden Sie jeweils beim Anbieter.
FRITZ!Box
- Wo: Telefonie → Rufbehandlung → Rufumleitung → Neue Rufumleitung
- Anrufe die umgeleitet werden: alle Anrufe
- Art der Rufumleitung: Sofort
- Ziel: Ihre VITAS-Rufnummer mit Ländervorwahl
- Abgangsrufnummer: Automatisch — die FRITZ!Box richtet die Umleitung dann nach Möglichkeit direkt bei Ihrem Telefonanbieter ein
Möchten Sie, dass Ihre Telefone zuerst klingeln, wählen Sie als Art der Rufumleitung Parallelruf und stellen die Wartezeit in der Plattform unter Telefonie ein.
STARFACE
- Wo: Weboberfläche → Admin → Benutzer → Konfigurieren → Reiter Umleitung
- Umleitungstyp: Immer
- Ziel: Ihre VITAS-Rufnummer mit Ländervorwahl im Feld „Rufnummer/Name"
- Aktivieren: über die Checkbox vor der Umleitung
3CX
- Wo: Verwaltungskonsole → Eingehende Regeln → DID-Regel hinzufügen
- DID: die Rufnummer, unter der Ihre Anrufenden Sie erreichen
- Ziel: „An externe Nummer weiterleiten" und Ihre VITAS-Rufnummer eintragen
Scheitert die Weiterleitung mit einer Meldung wie „Route not found"? Dann erlaubt keine Ihrer ausgehenden Regeln den Anruf an diese Nummer. Prüfen Sie die ausgehenden Regeln — das ist bei 3CX der häufigste Grund, warum eine Weiterleitung nach außen nicht funktioniert.
Ihr System ist nicht dabei? Der Weg ist überall derselbe — suchen Sie in den Einstellungen nach Rufumleitung oder Anrufweiterleitung - bzw. Suchen Sie im Internet nach spezifischen Anleitungen des Anbieters.
Alternative: Tastenkombination am Telefon
Bei vielen klassischen Anschlüssen lässt sich die Umleitung auch direkt am Telefon einrichten. Geben Sie dazu ein und bestätigen Sie mit der Anruftaste:
|
Zweck |
Eingabe |
|---|---|
|
Umleitung einrichten |
**21*VITAS-Rufnummer# |
|
Status prüfen |
*#21# |
|
Umleitung löschen |
##21# |
Die Rufnummer geben Sie mit Ländervorwahl ein.
Nicht jeder Anschluss unterstützt das, und bei Anschlüssen über das Internet funktioniert es häufig nicht. Erhalten Sie eine Fehlermeldung, nutzen Sie einen der Wege oben.
Prüfen, ob es funktioniert
Rufen Sie Ihre gewohnte Nummer von einem anderen Telefon aus an - zum Beispiel vom Mobiltelefon.
Meldet sich Ihr Assistent mit Ihrer Begrüßung, ist alles eingerichtet. Nach dem Auflegen finden Sie das Gespräch in Ihren Konversationen.
Wenn Ihr Team zuerst ans Telefon gehen soll
Statt alle Anrufe sofort weiterzuleiten, können Sie Ihren Assistenten auch nur dann einspringen lassen, wenn niemand abnimmt. Dafür gibt es zwei Wege:
- In Ihrer Telefonanlage: eine Umleitung „bei Nichterreichbarkeit" oder „nach einer Zeitspanne" statt einer sofortigen Umleitung.
- Über eine Anrufverteilung: Ihre Telefone und Ihr Assistent klingeln gemeinsam, und Ihr Assistent wartet die eingestellte Klingeldauer ab. Diese stellen Sie in der Plattform unter Telefonie ein.
Wenn es nicht klappt
Wenden Sie sich zuerst an die Betreuung Ihrer Telefonanlage - an Ihren Telefonanbieter oder den Dienstleister, der Ihre Anlage eingerichtet hat. Dort ist meist bekannt, wie Ihr System aufgebaut ist und wo die Einstellung liegt.
Unser Support hilft Ihnen gerne weiter, kennt Ihre Telefonanlage aber nicht und hat keinen Zugriff darauf. Wir können Ihnen sagen, ob Anrufe bei Ihrem Assistenten ankommen, und Sie in die richtige Richtung schicken - die Einrichtung in Ihrer Anlage können wir jedoch weder vornehmen noch garantieren.
Halten Sie für ein Gespräch mit uns bereit: den Namen Ihres Telefonanbieters und Ihrer Telefonanlage sowie die Uhrzeit eines Testanrufs.