Wie kann ich Öffnungszeiten festlegen?

Bearbeiten: ab Manager:in. Auf Abwesend setzen: alle Rollen.

Die Öffnungszeiten sind damit die Grundlage für viele weitere Einstellungen — es lohnt sich, sie zuerst einzurichten.

Ihre Öffnungszeiten hier müssen nicht Ihren tatsächlichen Geschäftszeiten entsprechen. Entscheidend ist, wann Ihr Assistent sich wie verhalten soll.

Wo finde ich es?

Einstellungen → Öffnungszeiten

Die drei Zustände

Ihr Assistent befindet sich immer in genau einem dieser Zustände:

Zustand	Wann er gilt
Innerhalb	Die aktuelle Uhrzeit liegt in einem Ihrer Zeitfenster
Außerhalb	Die aktuelle Uhrzeit liegt in keinem Zeitfenster
Abwesend	Sie haben den Schalter Wir sind abwesend aktiviert

Innerhalb und Außerhalb ergeben sich automatisch aus Ihrer Zeittabelle. Alles, was Sie dort eintragen, gilt als geöffnet — die übrige Zeit als außerhalb. Ein Tag ganz ohne Zeitfenster ist als Geschlossen gekennzeichnet und zählt durchgehend als außerhalb.

Abwesend schalten Sie selbst. Dieser Zustand gilt unabhängig von Ihrer Zeittabelle und ersetzt sie vollständig — auch mitten in Ihren Öffnungszeiten.

Zeitfenster anlegen und bearbeiten

Für jeden Wochentag legen Sie beliebig viele Zeitfenster an. Für die Tage Sonntag und folgende scrollen Sie in der Tabelle nach rechts.

1. Zeitfenster hinzufügen Klicken Sie beim gewünschten Tag auf +.

2. Zeiten eintragen Tragen Sie Beginn und Ende ein.

3. Weitere Zeitfenster ergänzen Für eine Mittagspause legen Sie zwei Fenster an, zum Beispiel 08:00 bis 12:00 und 13:00 bis 17:00. Die Pause dazwischen zählt als außerhalb.

4. Speichern Ihre Änderungen gelten ab dem nächsten Gespräch.

Zeitfenster entfernen Über das × neben einem Zeitfenster löschen Sie es. Entfernen Sie alle Zeitfenster eines Tages, gilt der Tag als geschlossen.

Was Sie beachten sollten

Zeiträume dürfen sich nicht überschneiden. Überlappende Fenster werden als Fehler angezeigt und lassen sich nicht speichern.

Ein Zeitfenster endet spätestens um 23:59.

Zeitfenster über Mitternacht teilen Sie auf. Für eine Erreichbarkeit von 22:00 bis 02:00 legen Sie ein Fenster von 22:00 bis 23:59 am einen Tag an und eines von 00:00 bis 02:00 am folgenden Tag.

Es gilt immer die deutsche Zeit, unabhängig davon, wo Sie oder Ihre Kontakte sich befinden. Bei der Umstellung auf Sommer- oder Winterzeit bleiben Ihre eingetragenen Zeiten unverändert.

Abwesend schalten

Über den Schalter Wir sind abwesend versetzen Sie Ihren Assistenten sofort in den Zustand Abwesend — etwa bei Urlaub, an Feiertagen oder wenn Sie kurzfristig nicht erreichbar sind.

Der Schalter ist für alle Rollen zugänglich, also auch für Mitarbeiter:innen.

Abwesend bleibt aktiv, bis Sie es wieder ausschalten. Es gibt kein Enddatum. Denken Sie nach Ihrer Rückkehr daran, den Schalter zurückzustellen — sonst begrüßt Ihr Assistent Ihre Kontakte weiterhin so, als wären Sie nicht da.

Wo die Öffnungszeiten wirken

Die drei Zustände tauchen an vielen Stellen der Plattform wieder auf. Sie können damit für jede Situation ein eigenes Verhalten einrichten:

Begrüßung — je Zustand eine eigene Begrüßung und ein eigener Datenschutzhinweis

Szenarien — je Szenario festlegen, in welchen Zuständen es angeboten wird

Direktes Durchstellen — je Liste festlegen, wann sie greift

So bietet Ihr Assistent zum Beispiel innerhalb Ihrer Öffnungszeiten eine Terminvereinbarung an und nimmt außerhalb nur Rückrufwünsche auf.

Der aktuelle Zustand steht jederzeit oben rechts in der Kopfzeile — so sehen Sie auf einen Blick, wie sich Ihr Assistent gerade verhält.

Was während eines Gesprächs passiert

Maßgeblich ist der Zustand zu Beginn des Gesprächs. Wechselt der Zustand währenddessen, etwa weil Ihre Öffnungszeit endet, läuft das Gespräch unverändert weiter.