In diesem Artikel erfahren Sie, was Informationspflichten im Sinne der DSGVO sind und was es bei der Nutzung des Telefonassistenten zu bedenken gilt.
Informationspflichten
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stärkt die Rechte von Betroffenen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Das Recht auf Information ist zum Beispiel eines der wichtigsten Betroffenenrechte.
Sobald Verantwortliche personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, gilt es die Informationspflichten nach Art 13. Abs. 1 und Art. 14 Abs. 1 zu beachten.
Das klingt erst einmal kompliziert, bedeutet grundsätzlich aber einfach:
Eine Person, deren persönliche Daten erhoben und verarbeitet werden, soll einfach und schnell nachvollziehen können, was mit ihren Daten passiert. Denn Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind Grundsätze der DSGVO.
Für die betroffene Person sollen folgende Informationen leicht zugänglich und in leichter Sprache erklärt sein:
- Wer ist verantwortlich für die Erhebung meiner Daten?
- An wen kann ich mich bei Fragen wenden?
- Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?
- Warum und für welchen Zweck werden meine Daten erhoben und gespeichert?
- Wie lange werden meine Daten gespeichert?
- Wer kann meine Daten einsehen, an wen werden meine Daten weitergegeben?
- Werden meine Daten in andere Länder übermittelt?
Dabei gilt, dass diese Informationen spätestens zum Zeitpunkt der Datenerhebung verfügbar sein sollen.
Weitere Informationen finden Sie dazu auch im Kurzpapier des Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht.
Wie kann das in der Praxis umgesetzt werden?
Nun kommt die allseits bekannte Datenschutzerklärung ins Spiel. Diese kann zum Beispiel auf Ihrer Webseite geteilt werden, wenn vorhanden. Mit einem Verweis auf den Link oder die URL wird diese den Betroffenen einfach zugänglich gemacht. Genauso ist eine Datenschutzerklärung in Form eines Aushanges, eines Informationsblattes oder einer Patienteninformation denkbar.
Wichtig ist vor allem, dass die Information Ihre Anrufer:innen erreicht. Viele unserer Nutzer:innen informieren in einem ersten Schritt bereits auf Ihrer Homepage über den Einsatz des VITAS Telefonassistenten. Oft wird ergänzend dazu auch ein Aushang bereitgehalten. Dies hat mehrere Vorteile. Zum einen steigert es die Akzeptanz der Anrufer:innen und räumt Vorbehalte aus. Zum anderen werden so die Informationspflichten wahrgenommen.
VITAS unterstützt Sie hier im Bereich Ressourcen mit umfangreichem Informationsmaterial.
Und wie kann man die Informationspflichten konkret umsetzen, wenn man den VITAS Telefonassistenten nutzt?
Im Assistenten-Manager der VITAS Plattform finden Sie unter Begrüßung/Datenschutz den Datenschutzhinweis. Diesen können Sie auf Ihre individuellen Anforderungen in Bezug auf den Datenschutz und die Datenverarbeitung anpassen.
Über den Begrüßungssatz und den Datenschutzhinweis erhalten die Anrufer:innen bereits erste Informationen zur Datenerhebung.
Die europäische Datenschutzbehörde erachtet eine gestufte Information (layered approach) als zulässig. Um eine gute Balance zwischen Praxistauglichkeit und Informationspflichten zu schaffen, kann auf der ersten Stufe auf die Identität des Verantwortlichen, die Zwecke und auf überraschende Verarbeitungen hingewiesen werden. Auf zweiter Stufe müssen alle Informationen unabhängig davon, in welchem Absatz sie in Art. 13 und 14 gefordert werden, gegeben werden. Dies kann dann über die umfangreiche Datenschutzerklärung abgebildet werden.
Der Begrüßungssatz informiert bereits über Sie als verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung. Der Hinweis auf die automatisierte Verarbeitung klärt die Anrufer:innen weitergehend auf. Den Hinweis können Sie je nach Ihren individuellen Anforderungen ergänzen, zum Beispiel um einen Hinweis zum Zweck der Verarbeitung oder um den Hinweis der Auftragsverarbeitung durch VITAS.
Den Datenschutzhinweis finden Sie in der VITAS Plattform im Assistenten-Manager. Im Datenschutzhinweis ist hier als Standard der Verweis auf die URL telefonassistent.de/datenschutz als hinterlegt. Hier empfiehlt es sich, eine Änderung vorzunehmen und auf die Datenschutzerklärung der verantwortlichen Stelle zu verweisen. Das heißt auf Ihre Datenschutzerklärung, da Sie als Nutzer:innen verantwortlich für die Dazenerhebung sind. VITAS fungiert hier als Auftragsverarbeiter und ist an Ihre Weisungen gebunden.
Bitte vergessen Sie nicht, Ihre Datenschutzerklärung um den VITAS Telefonassistenten zu ergänzen. Hierzu können Sie das von VITAS bereitgestellte Template nutzen und Ihre Datenschutzerklärung um die Nutzung des VITAS Telefonassistenten ergänzen.
Wir empfehlen Ihnen, die Vorgehensweise mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abzustimmen. Dieser Artikel soll nur als Hilfestellung dienen und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Die Informationen im Hilfebereich können in keiner Weise eine juristische Beratung ersetzen oder den individuellen Anforderungen gerecht werden, die die DSGVO an Verantwortliche für die Datenverarbeitung stellt.