Die Voraussetzung der cituro-Integration ist die Nutzung der Software in Ihrem Unternehmen.
Cituro ist ein innovatives und flexibles Online-Buchungssystem, das speziell für Unternehmen entwickelt wurde, um die Terminvergabe, Terminplanung und damit verbundene Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Es richtet sich an eine breite Palette von Branchen, darunter Unternehmen, Behörden, Gesundheitswesen, Beauty- und Kosmetikbranchen, Beratungs- und Coachingdienste, Rechtsanwaltskanzleien und viele andere.
Das System ermöglicht eine 24/7 Online-Terminbuchung über die Webseite des Unternehmens, Google & Social Media und unterstützt Einzeltermine sowie Gruppenbuchungen für Kurse, Seminare und mehr. Die Software ist vollständig DSGVO-konform und bietet eine Vielzahl an Funktionen, darunter automatische Terminbestätigung und -Erinnerung, individuelle Kundennotizen, direkte Kontaktaufnahme und eine umfassende Kundenverwaltung.
Wenn Sie Ihre Terminverwaltung über den Kalender von cituro organisieren, können Sie durch unsere Integration Ihre Termine vollautomatisiert am Telefon vergeben und eintragen lassen.
Über den Reiter Einstellungen > Integrationen auf der VITAS Plattform können Sie die Freigabe beantragen. Hierzu führen Sie einmalig einen Login in cituro durch, um eine Verbindung zwischen den beiden Plattformen zu authentifizieren. Diese Freigabe können Sie selbstverständlich jederzeit auf demselben Weg widerrufen.
Nach der erfolgreichen Einrichtung erhalten Sie im Assistentenmanager das zusätzliche Szenario "cituro".
Nach Auswahl dieses Szenarios stehen Ihnen bereits zwei vordefinierte Fragen zur Verfügung, welche auch nicht gelöscht werden können. Diese dienen der Authentifizierung in Ihrem cituro Kalender. Außerdem können Sie wie gewohnt einen Szenarionamen, Begrüßungs- und Abschlusssatz individuell festlegen, sowie die SMS/Rückruf-Frage einfügen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, welche weiteren Informationen Ihr Telefonassistent von Ihren Anrufenden abfragen soll.
Wichtig: Es werden nur die Daten zu Ihrem Termin im cituro-Kalender hinzugefügt, welche vor dem Element "cituro-Termin" abgefragt wurden. Nach der Terminfrage können keine weiteren Informationen Ihrem Kalender hinzugefügt werden.
In einem cituro-Szenario haben Sie neben den benannten Editorelementen zur Gestaltung des Gesprächsverlaufs, wie Verzweigungen und Schleifen, das Element
cituro-Termin zur Verfügung. Wählen Sie diese Option aus, um an dieser Stelle eine Terminbuchung bei cituro zu initiieren.
In jedem cituro-Termin können Sie nun die Terminkategorie und die Terminart auswählen. Die Auswahlmöglichkeiten richten sich nach den Optionen, die Sie selbst in cituro zur Verfügung stellen. Außerdem können Sie einstellen, ob der Anrufende nach seinem Wunschtermin gefragt werden oder der nächste, freie Termin vorgeschlagen werden soll.
Der Termin, den ein Anrufender vereinbart, wird direkt in Ihren cituro-Kalender eingetragen. Sie müssen keine zusätzlichen Fragen zum Tag oder zur Uhrzeit einfügen, dies übernimmt der Assistent ganz automatisch.
Wenn Sie mehrere Termine in Ihrem Szenario zur Auswahl stellen möchten, können Sie wie gewohnt Verzweigungs- und Schleifenfragen einsetzen.
Wenn der Anrufende bereits über cituro online einen Termin vereinbart, wird bei der Abfrage der Anrufende als Kontakt erkannt. Auch durch den Anruf bei VITAS wird ein neuer Kontakt angelegt, was die Zuordnung erleichtert für zukünftige Anrufe.
Bei Terminabsagen und Terminänderungen nehmen Sie die Anliegen wie gewohnt über die VITAS Plattform auf und ändern oder stornieren den entsprechenden Termin anschließend manuell in cituro.