Plattform sicher einrichten
Diese Empfehlungen betreffen den Zugang zu Ihrem Konto: wer sich anmelden darf, wer was ändern kann und wie Änderungen nachvollziehbar bleiben.
Wie Sie Ihren Assistenten selbst datenschutzkonform konfigurieren, steht in einem eigenen Artikel: Assistent sicher einrichten
Zugang absichern
Sichere Passwörter
- Mindestens 12 Zeichen - je länger, desto besser
- Ein Passwort je Konto, niemals ein altes wiederverwenden
- Keine persönlichen Angaben wie Namen, Geburtstage oder den Firmennamen
Am einfachsten gelingt das mit einem Passwortmanager: Er erzeugt und verwaltet für jedes Konto ein eigenes Passwort.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Bei der Anmeldung weisen Sie sich zusätzlich zum Passwort mit einem Code aus einer Authenticator-App auf Ihrem Smartphone aus. Selbst ein gestohlenes Passwort reicht dann nicht mehr aus.
Jede Person richtet die Zwei-Faktor-Authentifizierung selbst in ihrem Konto ein. In der Benutzerverwaltung sehen Sie, wer das bereits getan hat.
Ausführlich: Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten
Rechte sparsam vergeben
Pro-Funktion
Über Rollen steuern Sie, wer welche Funktionen nutzen darf. Vergeben Sie jeder Person nur die Rechte, die sie für ihre Aufgabe braucht.
- Administrator- und Manager-Rechte nur an wenige Personen
- Bei mehreren Assistenten: Zugriff je Assistent getrennt vergeben
- Bei Personalwechsel den Zugang zeitnah entziehen
Ausführlich: Benutzerverwaltung · Berechtigungen und Rollen
Nachvollziehbarkeit
Nutzeraktivität protokollieren
Einstellungen → Datenschutz → Nutzeraktivität
Damit sehen Sie, wer eine Konversation zuletzt bearbeitet hat und wann. Das hilft bei internen Rückfragen und der Qualitätssicherung.
Diese Funktion macht die Arbeit einzelner Personen nachvollziehbar. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden darüber und stellen Sie sicher, dass die Nutzung zu Ihren internen Regelungen passt - etwa zu einer Betriebsvereinbarung.
Sicherheitsrelevante Ereignisse
Die Plattform protokolliert, wann und durch wen auf Daten und Funktionen zugegriffen wurde. Diese Protokolle umfassen die vergangenen 30 Tage.
Zusätzlich werden Störungen bei automatischen oder manuellen Aktionen festgehalten sowie Änderungen an sicherheitsrelevanten Einstellungen - etwa an Anmeldung, Berechtigungen oder Datenschutzeinstellungen.
Benötigen Sie diese Protokolle, wenden Sie sich an unseren Support. Einzelne Protokolleinträge lassen sich nicht löschen; sie werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch entfernt.
Regelmäßig prüfen
Eine sichere Konfiguration ist kein einmaliger Schritt. Wir empfehlen, einmal im Quartal durchzugehen:
- Wer hat Administrator- oder Manager-Rechte, und ist das noch aktuell?
- Haben alle Personen die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet?
- Sind die eingestellten Speicherfristen weiterhin angemessen?
- Gehen Benachrichtigungen noch an die richtigen Empfänger?
Halten Sie Ihre Entscheidungen intern fest - etwa zur Rollenvergabe und zu Speicherfristen. Das erleichtert spätere Abstimmungen und Nachweise.
Aktualisierungen
Wir aktualisieren die Plattform regelmäßig und spielen Wartung, Sicherheitsverbesserungen und neue Funktionen zentral ein. Sie müssen dafür nichts tun und arbeiten immer mit der aktuellen Version.
Ist ausnahmsweise Ihr Eingreifen nötig, informieren wir Sie vorab per E-Mail. Andernfalls sehen Sie beim nächsten Anmelden lediglich einen Hinweis.
Störungen und Wartung im Blick behalten
Auf unserer Statusseite informieren wir über geplante Wartungen sowie aktuelle Störungen. Dort können Sie Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS abonnieren — für das gesamte System oder einzelne Komponenten.
Status-Seite: status.telefonassistent.de
Wenn etwas nicht stimmt
Bei technischen Fragen erreichen Sie unseren Support per Chat in der Plattform oder per E-Mail. Fällt Ihnen in einem einzelnen Gespräch etwas auf, nutzen Sie die Funktion Anruf melden - so können wir den Vorfall gezielt nachvollziehen.