Plattform sicher einrichten
Diese Empfehlungen betreffen den Zugang zu Ihrem Konto: wer sich anmelden darf, wer was ändern kann und wie Änderungen nachvollziehbar bleiben.
Wie Sie Ihren Assistenten selbst datenschutzkonform konfigurieren, steht in einem eigenen Artikel: Assistent sicher einrichten
Zugang absichern
Sichere Passwörter
Für Passwörter gelten diese technischen Mindestanforderungen:
- mindestens 8 Zeichen
- mindestens ein Großbuchstabe, ein Kleinbuchstabe, eine Ziffer und ein Sonderzeichen
- keines Ihrer letzten fünf Passwörter
Wir empfehlen darüber hinaus:
-
- Mindestens 12 Zeichen — Länge schützt wirksamer als Komplexität
- Ein Passwort je Konto, niemals wiederverwendet
- Keine persönlichen Angaben wie Namen, Geburtstage oder den Firmennamen
- Einen Passwortmanager, der für jedes Konto ein eigenes Passwort erzeugt und verwaltet
Ausführlich: Profileinstellungen
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Bei der Anmeldung weisen Sie sich zusätzlich zum Passwort mit einem Code aus einer Authenticator-App auf Ihrem Smartphone aus. Selbst ein gestohlenes Passwort reicht dann nicht mehr aus.
Jede Person richtet die Zwei-Faktor-Authentifizierung selbst in ihrem Konto ein. In der Benutzerverwaltung sehen Sie, wer das bereits getan hat.
Ausführlich: Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten
Rechte sparsam vergeben
Pro-Funktion
Über Rollen steuern Sie, wer welche Funktionen nutzen darf. Vergeben Sie jeder Person nur die Rechte, die sie für ihre Aufgabe braucht.
- Administrator- und Manager-Rechte nur an wenige Personen
- Bei mehreren Assistenten: Zugriff je Assistent getrennt vergeben
- Bei Personalwechsel den Zugang zeitnah entziehen
Ausführlich: Benutzerverwaltung · Berechtigungen und Rollen
Administration durch privilegierte Benutzer
Bestimmte Funktionen zur Administration des Cloud-Dienstes stehen ausschließlich privilegierten Benutzer:innen zur Verfügung. Dazu zählen Nutzer:innen mit den Rollen Eigentümer oder Administrator.
Diese Funktionen betreffen zentrale Einstellungen und sicherheitsrelevante Konfigurationen.
Wir empfehlen daher, privilegierte Rollen nur an wenige, vertrauenswürdige Personen zu vergeben.
Privilegierte Benutzer:innen können unter anderem:
- Konversationsdaten exportieren: z. B. zur internen Dokumentation oder Auswertung
- Benutzerverwaltung: Nutzer:innen hinzufügen, Rollen vergeben und Berechtigungen verwalten
- Upgrade / Downgrade: Tarif und Funktionsumfang anpassen
- Datenschutzeinstellungen verwalten : z.B. Einwilligungen, Speicherfristen
Nachvollziehbarkeit
Die Plattform protokolliert, wann und durch wen auf Daten und Funktionen zugegriffen wurde. Diese Protokolle umfassen die vergangenen 30 Tage.
Zusätzlich werden Störungen bei automatischen oder manuellen Aktionen festgehalten sowie Änderungen an sicherheitsrelevanten Einstellungen - etwa an Anmeldung, Berechtigungen oder Datenschutzeinstellungen.
Benötigen Sie diese Protokolle, wenden Sie sich an unseren Support.
Einzelne Protokolleinträge lassen sich nicht löschen; sie werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch entfernt.
Aktualisierungen
Wir aktualisieren die Plattform zentral. Wartung, Sicherheitsverbesserungen und neue Funktionen spielen wir für alle Kund:innen gemeinsam ein — Sie arbeiten immer mit der aktuellen Version und müssen selbst nichts installieren.
Wo Sie informiert werden:
- Statusseite — geplante Wartungen und laufende Störungen
- E-Mail — wenn ausnahmsweise Ihr Eingreifen nötig ist
- Hinweis in der Plattform — nach einer Aktualisierung
Betreiben Sie eigene Systeme, die mit der Plattform verbunden sind — etwa eine Telefonanlage oder eine Integration —, liegt deren Aktualisierung in Ihrer Verantwortung.
Störungen und Wartung im Blick behalten
Auf unserer Statusseite informieren wir über geplante Wartungen sowie aktuelle Störungen. Dort können Sie Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS abonnieren — für das gesamte System oder einzelne Komponenten.
Status-Seite: status.telefonassistent.de
Wenn etwas nicht stimmt
Bei technischen Fragen erreichen Sie unseren Support per Chat in der Plattform oder per E-Mail. Fällt Ihnen in einem einzelnen Gespräch etwas auf, nutzen Sie die Funktion Anruf melden - so können wir den Vorfall gezielt nachvollziehen.
Ausführlich: Einen Fehler melden
Regelmäßig prüfen
Eine sichere Konfiguration ist kein einmaliger Schritt. Wir empfehlen, einmal im Quartal durchzugehen:
- Wer hat Administrator- oder Manager-Rechte, und ist das noch aktuell?
- Haben alle Personen die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet?
- Sind die eingestellten Speicherfristen weiterhin angemessen?
- Gehen Benachrichtigungen noch an die richtigen Empfänger?
Halten Sie Ihre Entscheidungen intern fest - etwa zur Rollenvergabe und zu Speicherfristen. Das erleichtert spätere Abstimmungen und Nachweise.