Assistent sicher einrichten

Wie Sie den Zugang zu Ihrem Konto absichern, steht in einem eigenen Artikel: Plattform sicher einrichten

Über die Verarbeitung informieren

Ihr Assistent verarbeitet und speichert Gespräche automatisiert. Darüber müssen Sie Ihre Anrufenden zu Beginn informieren - am besten über den Datenschutzhinweis in der Begrüßung.

Der Text muss enthalten:

den Verantwortlichen und den Zweck der Verarbeitung

den Hinweis, dass ein KI-System eingesetzt wird

einen Link zu Ihren Datenschutzbestimmungen

Unsere Vorlage ist ein Ausgangspunkt, kein fertiger Text. Sie enthält weder Ihren Unternehmensnamen noch den Link zu Ihren Datenschutzbestimmungen. Passen Sie den Text an und lassen Sie ihn im Zweifel von der für Sie zuständigen Datenschutzberatung prüfen.

Ausführlich: Begrüßung.

Einwilligung für die Verarbeitung des Gesprächs

Mit der Einstellung Explizite Einwilligung einholen beim Datenschutzhinweis in der Begrüßung fragt Ihr Assistent aktiv nach, ob die anrufende Person mit der Verarbeitung einverstanden ist. Ohne diese Einstellung wird der Hinweis nur vorgelesen und das Gespräch läuft weiter.

Ihr Assistent zeichnet das gesprochene Wort auf und verarbeitet es automatisiert — dafür brauchen Sie eine Rechtsgrundlage. Auf die Nachfrage im Gespräch verzichten können Sie nur, wenn Ihre Kontakte der Verarbeitung bereits nachweislich zugestimmt haben, etwa über ein Informationsblatt, oder wenn ein bestehender Vertrag die Verarbeitung trägt.

Wir empfehlen, die explizite Einwilligung einzuholen. Sie ist für Ihre Anrufenden nachvollziehbar, für Sie dokumentiert.

Einen Weg für alle anbieten, die nicht einwilligen

Eine Einwilligung ist nur dann freiwillig, wenn man auch Nein sagen kann, ohne etwas zu verlieren. Bieten Sie Ihren Anrufenden deshalb einen Weg an, Sie auch ohne Zustimmung zu erreichen.

Das ist schnell eingerichtet — und Sie gewinnen doppelt: Ihre Einwilligung steht auf sicherem Grund, und niemand bleibt außen vor.

Ihr Assistent bietet für den Fall der Ablehnung drei Möglichkeiten an:

Option	Als Alternative geeignet
Weiterleitung an eine Nummer Ihres Teams	ja
Anrufbeantworter für einen Rückruf	ja
Gespräch beenden	nur mit einem Hinweis in der Ansage

Beim Beenden entscheidet die Ansage. Jede der drei Optionen hat einen eigenen Ansagetext. Verabschiedet sich Ihr Assistent nur, erreicht die anrufende Person Sie nicht - dann gibt es keine Alternative. Nennen Sie im Ansagetext deshalb einen konkreten anderen Weg, zum Beispiel eine E-Mail-Adresse oder eine zweite Rufnummer, unter der Ihr Team direkt erreichbar ist.

Ob und in welcher Form Sie eine Alternative anbieten müssen, hängt von Ihrem Einsatzfall ab. Klären Sie das mit Ihrer Datenschutzberatung.

Ausführlich: Begrüßung

Einwilligung für Nachrichten an Ihre Kontakte

Möchten Sie später eine SMS oder E-Mail senden, brauchen Sie dafür eine eigene Zustimmung. Ihr Assistent holt sie mit dem Baustein Einwilligung im Gespräch ein. Sie gilt jeweils nur für diese eine Konversation.

Alternativ können Sie den Versand unter Einstellungen → Datenschutz dauerhaft erlauben.

Aktivieren Sie „Kommunikation mit Kontakten" nur, wenn die Einwilligung nachweislich auf einem anderen Weg vorliegt — etwa schriftlich, über ein Formular oder im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses. Die Einstellung hebt nur die technische Sperre auf; die Verantwortung für die Einwilligung bleibt bei Ihnen.

Ausführlich: Datenschutz · Einwilligung · Nachricht an einen Kontakt senden

Nur erfassen, was Sie brauchen

Jede Angabe, die Ihr Assistent abfragt, ist eine personenbezogene Information, die Sie speichern und verantworten. Gehen Sie Ihre Szenarien durch und prüfen Sie bei jedem Feld, ob Sie es für die Bearbeitung tatsächlich benötigen.

Das verkürzt nebenbei Ihre Gespräche.

Ausführlich: Informationen erfassen

Speicherfristen festlegen

Einstellungen → Datenschutz

Als Grundsatz gilt: so kurz wie möglich, so lang wie nötig. Nach der DSGVO müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist greift.

Wählen Sie eine Frist, die zu Ihren internen Abläufen passt

Keine unnötig langen Fristen, besonders bei sensiblen Inhalten

Prüfen Sie regelmäßig, ob die Frist weiterhin passt

Ausführlich: Datenschutz

Benachrichtigungen sparsam konfigurieren

Assistentenmanager → Nach dem Anruf

Ihr Assistent kann Sie nach jedem Anruf per E-Mail informieren. Dabei entscheiden Sie, ob personenbezogene Daten in der E-Mail stehen.

Wir empfehlen, personenbezogene Daten nicht mitzusenden. E-Mails lassen sich nicht Ende-zu-Ende verschlüsseln. Name, Geburtsdatum, Rufnummer und die Gesprächszusammenfassung lägen dann im Klartext in jedem Postfach, das die Nachricht empfängt oder weiterleitet - und ließen sich von dort nicht zurückholen. Ohne diese Option enthält die E-Mail nur den Link auf das Gespräch; die Inhalte bleiben in der Plattform.

Prüfen Sie außerdem regelmäßig, ob die hinterlegten Empfänger noch aktuell sind.

Ausführlich: Nach dem Anruf

Im Umgang mit KI

Ihr Assistent arbeitet mit künstlicher Intelligenz. Das bringt Freiheiten im Gespräch mit sich - und damit die Möglichkeit unerwarteten Verhaltens: erfundene Inhalte, Abweichungen vom vorgesehenen Anwendungsfall oder unpassende Antworten.

Was hilft:

Formulieren Sie Anweisungen klar und konkret. Je eindeutiger die Vorgabe, desto zuverlässiger das Ergebnis.

Testen Sie jedes Szenario, bevor es in den Einsatz geht - auch mit ungewöhnlichen Anliegen und Grenzfällen.

Weisen Sie darauf hin, dass ein KI-System im Einsatz ist. Das gehört ohnehin in Ihren Datenschutzhinweis.

Führen Sie das Gespräch mit klar definierten Bausteinen, wo Sie Ablauf und Datenverarbeitung genau steuern möchten.

Regelmäßig prüfen

Gehen Sie einmal im Quartal durch:

Sind die erfassten Angaben in allen Szenarien noch erforderlich?

Passen die Speicherfristen weiterhin?

Sind die Empfänger der Benachrichtigungen aktuell?

Ist der Datenschutzhinweis noch korrekt - etwa nach einer Änderung Ihrer Datenschutzbestimmungen?