Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie virtuelle Öffnungszeiten für Ihren Telefonassistenten festlegen können.
Sie können die virtuellen Öffnungszeiten für Ihren Telefonassistenten mithilfe unserer Öffnungszeiten-Funktion festlegen.
Bitte beachten Sie: Diese Zeitplanung muss nicht den tatsächlichen Öffnungszeiten Ihrer Praxis oder Ihres Unternehmens entsprechen. Sie definieren hier einen individuellen Zeitplan für die Anwendung von Szenarien.
Durch die Zeitsteuerung können Sie festlegen, welche Szenarien, Begrüßungs- und Eskalationseinstellungen innerhalb der Öffnungszeiten, außerhalb der Öffnungszeiten und bei anderen Abwesenheiten aktiviert werden sollen.
So legen Sie die Öffnungszeiten fest:
Sie können die Öffnungszeiten ganz einfach im Assistentenmanager unter dem Reiter "Öffnungszeiten" festlegen. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Öffnungszeiten für jeden Wochentag individuell anzupassen und auch mehrere Zeitintervalle für einen Tag festzulegen.
Sie sind vorübergehend abwesend?
Der "abwesend"-Status ist ideal für Abwesenheiten wie Urlaube und anderweitige Abwesenheiten. Sie können den Status entweder im Einstellungsbereich der Öffnungszeiten aktivieren oder direkt in Ihrem Dashboard.
Szenarien den Öffnungszeiten zuweisen:
Im Assistentenmanager können Sie unter dem Reiter "Szenarien" festlegen, wann das entsprechende Szenario aktiviert oder deaktiviert sein soll. Sie haben die Möglichkeit, ein Szenario für mehrere Zustände zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Terminanfragen auch außerhalb Ihrer regulären Öffnungszeiten angenommen werden, können Sie dieses Szenario selbstverständlich auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten aktiviert lassen.
Die Einstellungen können Sie entweder direkt in der Szenarioübersicht im Assistentenmanager vornehmen oder indem Sie in der Bearbeitungsansicht des Szenarios in die Einstellungen gehen. Klicken Sie in der Übersicht auf das Uhrensymbol des entsprechenden Szenarios, und wählen Sie die Schaltfläche 'Innerhalb', 'Außerhalb' oder 'Abwesend' an, um den gewünschten Zustand zu aktivieren. Mit Klick auf den grünen Haken speichern Sie diese Einstellung. Führen Sie dies für jedes Szenario einzeln durch.
Hinweis zum Deaktivieren von Szenarien:
Sie können Szenarien auch mit einem Klick deaktivieren, indem Sie dies mit dem Regler ganz rechts ausschalten. Hier können Sie dies auch mit einem Klick wieder aktivieren.
Begrüßungs- und Eskalationseinstellungen:
In den Einstellungen für Begrüßungen und Eskalationen legen Sie fest, wie der Telefonassistent zu den entsprechenden Öffnungs- und Schließzeiten oder bei anderen Abwesenheiten reagieren soll. Sie können hier festlegen, welche Begrüßung in diesen Zeiträumen erfolgen soll und wie der Assistent bei Eskalationen handeln soll.
Telefonassistent vorübergehend abschalten
Sollten Sie Ihren Assistenten vorübergehend ganz abschalten wollen, entfernen Sie bitte die Anruf-Weiterleitung auf die VITAS-Nummer aus Ihrer Telefonanlage.
Wenn Sie Fragen zu unserer Öffnungszeiten-Funktion haben oder wir Sie bei der Einrichtung unterstützen können, vereinbaren Sie gern ein kostenloses Support-Meeting mit unserem Customer-Success-Team.