--- title: Akzeptanz bei Anrufenden verbessern description: Begrüßung, Stimme, kurze Abläufe und ein Weg zu einem Menschen — so nehmen Sie Ihren Anrufenden die Skepsis gegenüber dem Telefonassistenten. --- [Zu Content springen](https://hilfe.telefonassistent.de/wie-ist-die-akzeptanz-bei-meinen-kundinnen#main-content) Deutsch Untermenü für Übersetzungen anzeigen [![vitas\_logo](https://hilfe.telefonassistent.de/hs-fs/hubfs/vitas_logo.png?width=100&height=34&name=vitas_logo.png)](https://telefonassistent.de/) - [zurück zur Website](https://www.telefonassistent.de/) - [Kontakt](https://www.telefonassistent.de/kontakt) Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - [zurück zur Website](https://www.telefonassistent.de/) - [Kontakt](https://www.telefonassistent.de/kontakt) - Deutsch Untermenü für Übersetzungen anzeigen - [LogIn](https://app.telefonassistent.de/) [LogIn](https://app.telefonassistent.de/) Hallo! Wie können wir Ihnen helfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [Hilfebereich](https://hilfe.telefonassistent.de/?hsLang=de) 2. [Anleitungen](https://hilfe.telefonassistent.de/anleitungen?hsLang=de) # Akzeptanz bei Anrufenden verbessern ## Die anfängliche Skepsis gegenüber einem Telefonassistenten legt sich meist schnell. Mit diesen Stellschrauben beschleunigen Sie das. Am Telefon erwarten die meisten Menschen einen Menschen. Trifft jemand unvorbereitet auf einen Assistenten, ist er im ersten Moment irritiert. Das legt sich in aller Regel, sobald das Anliegen erledigt ist. Wie schnell, hängt von wenigen Stellschrauben ab. **Der wirksamste Schritt liegt vor dem ersten Anruf:** Kündigen Sie Ihren Assistenten bei Ihren Kontakten an. Wer davon wusste, ist nicht überrascht. Mehr dazu: [Kontakte informieren](https://hilfe.telefonassistent.de/kontakte-informieren?hsLang=de) ### 1. Die Begrüßung Der erste Satz entscheidet über den Eindruck. Nennen Sie Ihr Unternehmen und machen Sie klar, wer spricht — dann muss niemand raten. Sagen Sie außerdem früh, **wobei Ihr Assistent helfen kann**. Wer weiß, dass er einen Termin vereinbaren oder einen Rückruf hinterlassen kann, kommt schneller zur Sache als jemand, der erst herausfinden muss, was überhaupt möglich ist. Ausführlich: [Begrüßung](https://hilfe.telefonassistent.de/kann-ich-eine-eigene-audio-datei-als-begr%C3%BC%C3%9Fung-hochladen?hsLang=de) ### 2. Die Stimme Hören Sie sich die verfügbaren Stimmen an und wählen Sie die, die zu Ihrem Unternehmen passt. Das lohnt sich mehr, als es klingt — die Stimme prägt den Eindruck stärker als einzelne Formulierungen. Lassen Sie mehrere Personen aus Ihrem Team mithören. Was Ihnen angenehm erscheint, muss bei Ihren Kontakten nicht genauso ankommen. Ausführlich: [Allgemein](https://hilfe.telefonassistent.de/stimmauswahl?hsLang=de) ### 3. Eine eigene Stimme Statt einer bereitgestellten Stimme können Sie eine eigene verwenden — zum Beispiel die einer Kollegin aus Ihrem Team. Für Kontakte, die regelmäßig bei Ihnen anrufen, ist eine vertraute Stimme der stärkste Vertrauensanker, den Sie einsetzen können. Ausführlich: [Allgemein](https://hilfe.telefonassistent.de/stimmauswahl?hsLang=de) ### 4. Kurze, klare Abläufe Die häufigste Sorge am Telefon ist, in endlosen Rückfragen festzustecken. Gehen Sie Ihre Szenarien durch und streichen Sie jede Abfrage, die Sie nicht wirklich brauchen. Formulieren Sie Fragen so, dass sie in einem Satz zu beantworten sind. Je schneller jemand sein Anliegen loswird, desto weniger fällt ins Gewicht, mit wem er spricht. Ausführlich: [Szenarien sinnvoll aufbauen](https://hilfe.telefonassistent.de/szenarien-sinnvoll-aufbauen?hsLang=de) ### 5. Eine klare Bestätigung zum Schluss Der häufigste Grund für Unzufriedenheit ist nicht der Assistent selbst, sondern die Ungewissheit danach: Ist mein Anliegen angekommen? Kümmert sich jemand darum? Wann? Beenden Sie deshalb jedes Szenario mit einer eindeutigen Bestätigung. Sagen Sie konkret, **was Sie aufgenommen haben** und **was als Nächstes passiert**: - „Ich habe Ihren Rückrufwunsch aufgenommen. Wir melden uns bis  bei Ihnen." - „Ihr Termin wurde erfolgreich abgesagt" Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „Ich leite das weiter". Wer nicht weiß, ob und wann etwas passiert, ruft entweder erneut an — oder ist verärgert. Ausführlich: [Gespräch beenden](https://hilfe.telefonassistent.de/gespr%C3%A4ch-beenden?hsLang=de) ### 6. Ein Weg zu einem Menschen Bieten Sie einen Ausweg für den Fall, dass Ihr Assistent nicht weiterhelfen kann — eine Weiterleitung an Ihr Team oder die Aufnahme eines Rückrufwunsches. Das nimmt den Druck aus dem Gespräch. Wer weiß, dass es einen Weg zu einem Menschen gibt, lässt sich eher auf den Assistenten ein. Ausführlich: [Weiterleitung](https://hilfe.telefonassistent.de/weiterleitung-baustein?hsLang=de) ### 7. Ihre eigenen Worte Übernehmen Sie die Formulierungen, die Ihre Kontakte selbst verwenden. Fachbegriffe, die in Ihrem Haus üblich sind, müssen draußen nicht bekannt sein — und umgekehrt sollte Ihr Assistent die Begriffe verstehen, mit denen Ihre Kontakte ihr Anliegen beschreiben. ### 8. Decken Ihre Szenarien alles ab? Gehen Sie in den ersten Wochen regelmäßig durch Ihre Konversationen. Dort sehen Sie, was Ihr Assistent verstanden hat und wo Gespräche stocken — das ist die ehrlichste Rückmeldung, die Sie bekommen. Achten Sie besonders auf Anliegen, für die Sie kein Szenario haben. Ihr Assistent kann sie dann nicht sauber bearbeiten, und genau diese Gespräche bleiben negativ in Erinnerung. Taucht ein Anliegen wiederholt auf, legen Sie dafür ein eigenes Szenario an. Meist sind es zwei oder drei, die nach ein paar Wochen deutlich werden — und mit denen die Zufriedenheit spürbar steigt. **Rückmeldungen sind selten repräsentativ — und das ist normal.** Wie bei Bewertungen für ein Restaurant: Wer einen schönen Abend hatte, schreibt selten etwas; wer lange auf sein Essen gewartet hat, schon. Genauso am Telefon: Wer sein Anliegen in zwei Minuten erledigt hat, sagt nichts weiter dazu. Ein paar kritische Rückmeldungen heißen also nicht, dass es insgesamt schlecht läuft. Nehmen Sie jede Rückmeldung ernst — sie zeigt Ihnen, wo sich etwas verbessern lässt. Das Gesamtbild sehen Sie aber in Ihren Konversationen und Statistiken.  ### Gemeinsam nachschärfen Sie kommen nicht weiter oder möchten Ihre Konfiguration einmal gemeinsam durchgehen? Vereinbaren Sie einen Termin mit unserem Team. Wir schauen uns Ihre Gespräche an und passen an, wo es hakt. - [Erste Schritte](https://hilfe.telefonassistent.de/erste-schritte?hsLang=de) - [Anleitungen](https://hilfe.telefonassistent.de/anleitungen?hsLang=de) - [Probleme lösen](https://hilfe.telefonassistent.de/probleme-l%C3%B6sen?hsLang=de) - [Plattform Funktionen](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#main-content) - [Konversationen](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#konversationen) - [Assistentenmanager](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#assistentenmanager) - [Editor](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#editor) - [Integrationen](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#integrationen) - [Einstellungen](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#einstellungen) - [Profileinstellungen](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#profileinstellungen) - [Pakete & Add-Ons](https://hilfe.telefonassistent.de/plattform-funktionen?hsLang=de#pakete-add-ons) - [Datenschutz & Rechtliches](https://hilfe.telefonassistent.de/datenschutz-rechtliches?hsLang=de) - [Installation](https://hilfe.telefonassistent.de/installation?hsLang=de) - [zurück zur Website](https://www.telefonassistent.de/) - [Kontakt](https://www.telefonassistent.de/kontakt) [![Chill listening crop-3](https://hilfe.telefonassistent.de/hs-fs/hubfs/src/logos%20minified/VITAS_Logo.png?width=70&height=24&name=VITAS_Logo.png "Chill listening crop-3")](https://www.telefonassistent.de?hsLang=de) © 2025 VITAS GmbH Copyright © 2026, VITAS GmbH