Wie funktioniert die tomedo®-Integration?

Diese Anleitung beschreibt die Einrichtung, Nutzungsmöglichkeiten und Konfigurationsoptionen der tomedo®-Integration in Ihrem Telefonassistenten.

Durch die Integration können Termine automatisiert per Telefon in Ihren tomedo®-Kalender eingetragen werden – ganz ohne manuelle Nacharbeit. Der Assistent erfasst dabei automatisch alle benötigten Informationen und schlägt dem Anrufenden passende Termine vor. Ebenso können Patient:innen ihre Termine telefonisch stornieren, die Absage wird automatisch verarbeitet und der Termin direkt aus dem Kalender entfernt.

Voraussetzungen: 

1. Eine bestehende tomedo®-Installation in Ihrer Praxis oder Einrichtung.
2. Einen aktiven VITAS-Zugang mit Pro-Paket.
3. Die relevanten Zugangsdaten zu Ihrem tomedo®-System.

Schritt 1: Aktivierung der tomedo®-Integration

Schritt 2: Einrichten des tomedo®-Szenarios

Nach erfolgreicher Verbindung steht Ihnen im Assistentenmanager des Telefonassistenten das zusätzliche Szenario "tomedo®" zur Verfügung.

1. Vorausgewählte tomedo®-Fragen:
   Das Szenario enthält drei fest voreingestellte Fragen, die nicht gelöscht werden können: Name, Geburtsdatum und Telefonnummer. Diese Informationen dienen zur Termineintragung in Ihrem tomedo®-Kalender und müssen deshalb vor dem tomedo®-Termin-Element stehen.
   
   
2. Szenario individuell gestalten: Sie können das tomedo®-Szenario individuell an Ihre Abläufe anpassen. Dazu gehören:

• Szenarioname
• Einleitungstext
• Gesprächsverlauf (z. B. Frage nach dem Anliegen)
• Abschlusssatz
• Wählen Sie zusätzliche Informationen aus, die Ihr Telefonassistent abfragen soll. Diese werden als Notizen im tomedo®-Kalender hinterlegt.

Schritt 3: tomedo®-Terminbuchung konfigurieren

1. tomedo®-Termin-Element einfügen
   Fügen Sie das Element "tomedo®-Termin" an der gewünschten Stelle im Szenario ein.
2. Termindetails festlegen
   - Legen Sie in der Terminoption fest, ob ein Termin vereinbart oder abgesagt werden soll. Für eine Terminabsage genügt es, in der Terminoption „Termin absagen“ auszuwählen – weitere Konfigurationsschritte sind nicht erforderlich. 
   Bitte beachten Sie, dass eine Absage nur möglich ist, wenn der Anrufende in tomedo® eindeutig als Patient:in erkannt wurde.
   
   
   Gehen Sie bei der Terminvereinbarung wie folgt vor:  
   
   - Wählen Sie die gewünschte Terminsuche, die entsprechende Behandler:in sowie falls mehrere Standorte abgebildet werden – den passenden Standort aus den in tomedo® verfügbaren Auswahlmöglichkeiten.

       - Entscheiden Sie, ob der Anrufende nach einem Wunschtermin gefragt werden,              oder der nächste freie Termin vorgeschlagen werden soll.

       - Wenn nur wenige freie Termine verfügbar sind, empfehlen wir Ihnen, die Option              "Nächsten freien Termin vorschlagen" zu wählen.

3.  Weitere Einstellungen treffen

      Für eine übersichtlichere Abarbeitung können Anrufe nach erfolgreicher Buchung          automatisch als bearbeitet markiert werden. Klicken Sie dafür im Szenarioeditor            oben links auf die blaue Schaltfläche "Einstellungen".
Auf der rechten Seite öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie die Option auswählen können.

Erweiterte Funktionen 

Mehrere Termine, Standorte und Behandler:innen zur Auswahl:
Wenn Sie verschiedene Optionen zur Terminbuchung anbieten möchten, können Sie im Szenario-Editor Verzweigungs- und Schleifenfragen nutzen und mehrere tomedo®-Terminelemente als Antwortmöglichkeiten anlegen.

Wir empfehlen dabei folgende Reihenfolge der Abfragen:

1. Standort abfragen – An welchem Standort soll der Termin stattfinden?

2. Behandler:in auswählen – Bei welchem Arzt bzw. welcher Ärztin soll der Termin vereinbart werden?

3. Terminart festlegen – Welche Art von Termin soll gebucht werden?

Hinweis zur Terminbuchung

Terminänderungen: Über die VITAS-Plattform können Sie auch Terminänderungen abfragen. Diese müssen jedoch aktuell noch manuell in tomedo® angepasst werden.