Wie funktioniert die tomedo®-Integration?

Durch die Integration können Termine automatisiert per Telefon in Ihren tomedo®-Kalender eingetragen werden – ganz ohne manuelle Nacharbeit. Der Assistent erfasst dabei automatisch alle benötigten Informationen und schlägt dem Anrufenden passende Termine vor. Ebenso können Patient:innen ihre Termine telefonisch stornieren oder verschieben. Die Absage wird automatisch verarbeitet und der Termin direkt aus dem Kalender entfernt. Bei einer Verschiebung wird der Termin eines bestehenden Patienten abgesagt und es kann ein neuer vereinbart werden. Neben Terminbuchungen können auch alle andere Anliegen, wie beispielsweise Rezeptbestellungen, direkt an Ihre tomedo®-Inbox übermittelt werden.

Voraussetzungen: 

1. Eine bestehende tomedo®-Installation in Ihrer Praxis oder Einrichtung.
2. Einen aktiven VITAS-Zugang mit Pro-Paket.
3. Die relevanten Zugangsdaten zu Ihrem tomedo®-System.

Schritt 1: Aktivierung des tomedo.API Connectors in tomedo®

Bitte aktivieren Sie den tomedo.API Connector. Die Anleitung hierfür finden Sie hier. 

Schritt 2: Verknüpfung mit VITAS

Übermitteln Sie uns anschließend Ihre Server-ID über das in der Anleitung verlinkte Formular.

Schritt 3: Einrichten des tomedo®-Szenarios

Nach erfolgreicher Verbindung durch VITAS bestätigen wir Ihnen die Verknüpfung und es steht Ihnen im Assistentenmanager des Telefonassistenten das Szenario "tomedo®" zur Verfügung.

1. Vorausgewählte tomedo®-Fragen:
   Das Szenario enthält drei fest voreingestellte Fragen, die nicht gelöscht werden können: Name, Geburtsdatum und Telefonnummer. Diese Informationen dienen zur Termineintragung in Ihrem tomedo®-Kalender bezeihungsweise zur korrekten Übermittlung der Anrufdaten an Ihre Inbox und dürfen deshalb nicht gelöscht werden. Bei Terminbuchungen müssen diese Informationen deshalb vor dem tomedo®-Termin-Element abgefragt werden.
   
   
2. Szenario individuell gestalten: Sie können das tomedo®-Szenario individuell an Ihre Abläufe anpassen. Dazu gehören:

• Szenarioname
• Einleitungstext
• Gesprächsverlauf (z. B. Frage nach dem Anliegen)
• Abschlusssatz
• Bei Terminbuchungen können Sie zusätzliche Informationen auswählen, die Ihr Telefonassistent abfragen soll. Diese werden als Notizen im tomedo®-Kalender hinterlegt.

     3.   Anrufdetails automatisch an die tomedo®-Inbox übermitteln lassen:                                          Neben der automatischen Termineintragung können Sie auch alle abgefragten                 Inhalte aus weiteren Szenarien, wie etwa Rezeptbestellungen, Rückrufwünschen                 oder Überweisungsbestellungen, strukturiert in Ihre tomedo®-Inbox übertragen                 lassen. So stehen Ihrem Team alle relevanten Anrufdetails gebündelt an einem                  zentralen Ort zur Verfügung.

           Klicken Sie dafür im Szenarioeditor auf "Einstellungen" und wählen Sie                                   "Informationen an tomedo®-Inbox übermitteln" aus.

           Sobald ein Anruf zu diesem Szenario eingegangen ist, erscheint er in der                               tomedo®-Inbox unter „Drittanbieter“ → „Offen“. Wenn Sie den Anruf auswählen,               erhalten Sie einen strukturierten Überblick über alle abgefragten Daten.

3.1 tomedo®-Terminbuchung konfigurieren

1. tomedo®-Termin-Element einfügen
   Fügen Sie das Element "tomedo®-Termin" an der gewünschten Stelle im Szenario ein.
2. Termindetails festlegen
   - Legen Sie in der Terminoption fest, ob ein Termin vereinbart oder abgesagt oder verschoben werden soll. Für eine Terminabsage und -verschiebung genügt es, in der Terminoption „Termin absagen“ oder "Termin verschieben" auszuwählen – weitere Konfigurationsschritte sind nicht erforderlich. Beieiner Verschiebung wird automatisch der bestehende Termin abgesagt, sofern die Absage eindeutig zugeordnet werden konnte und ein neuer Termin für die ursprüngliche Terminsuche angeboten.
   Bitte beachten Sie, dass eine Absage nur möglich ist, wenn der Anrufende in tomedo® eindeutig als Patient:in erkannt wurde.
   
   Gehen Sie bei der Terminvereinbarung wie folgt vor:  
   
   - Wählen Sie die gewünschte Terminsuche, die entsprechende Behandler:in sowie, falls mehrere Standorte abgebildet werden – den passenden Standort aus den in tomedo® verfügbaren Auswahlmöglichkeiten.

       - Entscheiden Sie, ob der Anrufende nach einem Wunschtermin gefragt werden,              oder der nächste freie Termin vorgeschlagen werden soll.

       - Wenn nur wenige freie Termine verfügbar sind, empfehlen wir Ihnen, die Option              "Nächsten freien Termin vorschlagen" zu wählen.

Hinweise:

• Sollten Termine in tomedo® mit Vorlaufzeit konfiguriert sein, werden diese Vorlaufzeiten automatisch berücksichtigt. 
• Bitte beachten Sie, dass für die verbesserte Erkennung sowie Terminverschiebungen die tomedo® -Version 161 notwendig ist. 

3.  Weitere Einstellungen treffen

Für eine übersichtlichere Abarbeitung können Anrufe nach erfolgreicher Buchung          automatisch als bearbeitet markiert werden. Klicken Sie dafür im Szenarioeditor            auf "Einstellungen".
Hier können Sie die gewünschte Option auswählen. Wenn Sie über Anrufe im Terminszenario in Ihrer tomedo®-Inbox benachrichtigt werden möchten, können Sie dies ebenfalls an dieser Stelle festlegen.

Erweiterte Funktionen 

Mehrere Termine, Standorte und Behandler:innen zur Auswahl:
Wenn Sie verschiedene Optionen zur Terminbuchung anbieten möchten, können Sie im Szenario-Editor Verzweigungs- und Schleifenfragen nutzen und mehrere tomedo®-Terminelemente als Antwortmöglichkeiten anlegen.

Wir empfehlen dabei folgende Reihenfolge der Abfragen:

1. Standort abfragen – An welchem Standort soll der Termin stattfinden?

2. Behandler:in auswählen – Bei welchem Arzt bzw. welcher Ärztin soll der Termin vereinbart werden?

3. Terminsuche festlegen – Welche Art von Termin soll gebucht werden?