Kontakte informieren
Wer weiß, dass ein Assistent ans Telefon geht, geht entspannter ins Gespräch. Ein kurzer Hinweis vorab erspart Ihnen viele Rückfragen.
Ihr Assistent ist eingerichtet und Ihre Anrufe laufen zu ihm. Bleibt ein letzter Schritt: Sagen Sie Ihren Kontakten Bescheid.
Warum sich das lohnt
Die meisten Menschen erwarten am Telefon einen Menschen. Wer unvorbereitet auf einen Assistenten trifft, ist im ersten Moment irritiert — manche legen auf, andere fragen nach.
Diese Irritation verschwindet fast vollständig, wenn Ihre Kontakte vorher davon wussten. Dann ist der Assistent keine Überraschung, sondern ein angekündigter Service.
Was Sie sagen sollten
Halten Sie es kurz. Vier Dinge genügen:
- Dass Sie einen Telefonassistenten einsetzen
- Warum — weil er Ihr Team entlastet, damit mehr Zeit für die Menschen vor Ort bleibt
- Was er für Ihre Kontakte tut — zum Beispiel, dass niemand mehr in der Warteschleife hängt und auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten jemand rangeht
- Wie sie Sie weiterhin persönlich erreichen, falls sie das möchten
Nennen Sie den Grund. Dass Ihr Team entlastet wird, verstehen die meisten sofort — und es macht aus dem Assistenten eine nachvollziehbare Entscheidung statt einer Sparmaßnahme. Wer weiß, warum etwas anders läuft, nimmt es eher an.
Der letzte Punkt ist ebenfalls wichtiger, als er wirkt: Er nimmt die Sorge, künftig nur noch mit einer Maschine zu sprechen.
Wo Sie es ankündigen
- Auf Ihrer Website — ein kurzer Absatz auf der Kontaktseite
- In Ihren Räumen — ein Aushang im Empfangsbereich oder Wartebereich
- Per E-Mail oder Newsletter an Ihre bestehenden Kontakte
- In Ihrer Signatur — ein Satz, den ohnehin jeder liest
- Im Gespräch — Ihr Team kann es beiläufig erwähnen
Fertiges Infomaterial nutzen
Sie müssen nichts selbst gestalten. Wir stellen Ihnen kostenloses Infomaterial zur Verfügung, das Sie an Ihr Unternehmen anpassen können — branchenunabhängig und für die Gesundheitsbranche.
Und danach?
Hören Sie in den ersten Wochen hin, was Ihre Kontakte zurückmelden. Daraus ergibt sich meist, wo sich die Konfiguration nachschärfen lässt.
Wie Sie die Akzeptanz weiter verbessern: Akzeptanz bei Anrufenden verbessern