Dieser Artikel erklärt, wie Sie den Telefonassistenten während Ihres Urlaubs oder anderen Abwesenheiten einstellen können.
Grundsätzlich ist unser Telefonassistent so konzipiert, dass er auch während Ihrer Abwesenheit aktiviert bleiben kann, um telefonische Anliegen entgegenzunehmen.
Während längerer Abwesenheiten möchten Sie jedoch möglicherweise nicht für Anfragen erreichbar sein oder nur ausgewählte Anrufe mit dem Telefonassistenten entgegennehmen.
Um eine Abwesenheitsansage für Anrufende zu hinterlassen, können Sie in Ihrem Account auf dem Dashboard den "Assistentenmanager" aufrufen und unter "Begrüßung/Datenschutz" Ihren Begrüßungssatz bei "Öffnungszeiten" im Status "Abwesend" einfügen.
Hier ein Beispiel für eine Abwesenheitsansage: "Herzlich willkommen bei [Unternehmensname]. Wir sind vom [Abwesenheitsbeginn] bis [Abwesenheitsende] im Urlaub/abwesend. Unsere Vertretung ist…"
Nachdem Sie Ihren Begrüßungssatz angepasst haben, weisen Sie im Reiter "Szenarien" allen Szenarien, die Sie während Ihrer Abwesenheit anbieten möchten, den Zustand "Abwesend" zu. Die Einstellungen können Sie entweder direkt in der Szenarioübersicht im Assistentenmanager vornehmen oder indem Sie in der Bearbeitungsansicht des Szenarios in die Einstellungen gehen. Wie Sie den Status zuweisen können, erfahren Sie in folgendem Video.
Wichtig: Aktivieren Sie nun den Status "Abwesend" für Ihren Telefonassistenten. Sie können den Status entweder im Einstellungsbereich der Öffnungszeiten aktivieren oder direkt in Ihrem Dashboard. Der aktuelle Zustand Ihrer Öffnungszeiten wird rechts oben neben Ihrer VITAS-Nummer angezeigt.
Sobald Sie wieder anwesend sind und alle Szenarien anbieten möchten, können Sie den Status "Abwesend" wieder entfernen, indem Sie den Haken im Dashboard oder im Reiter "Öffnungszeiten" bei "Abwesend" wieder entfernen. Dadurch greifen wieder die Szenarien, die Sie entsprechend Ihrer Öffnungszeiten (geöffnet und geschlossen) festgelegt haben.
Sollten Sie Unterstützung bei der Aktivierung von Urlaub- und Abwesenheitsmeldungen benötigen, kontaktieren Sie gerne unser Support-Team unter support@telefonassistent.de.