Weiterleitung-Baustein
Mit dem Baustein Weiterleitung verbindet Ihr Assistent die anrufende Person mit einer Rufnummer Ihrer Wahl — zum Beispiel mit Ihrem Team oder einer Fachabteilung.
Nimmt dort niemand ab, kommt der Anruf zu Ihrem Assistenten zurück und das Gespräch läuft mit dem nächsten Baustein weiter.
Die Einstellungen
- Name des Bausteins - Nur für Ihre Übersicht. Ihr Assistent verwendet Ihn nicht nicht.
- Nachricht des Assistenten (Optional) - Der Text, den Ihr Assistent vorliest, bevor er verbindet — genau so, wie Sie ihn eingeben. Zum Beispiel: „Einen Moment bitte. Ich verbinde Sie direkt mit unserem Team." Eine kurze Ansage lohnt sich: Ohne sie entsteht für die anrufende Person eine unerklärte Pause.
- Zielrufnummer - Die Nummer, mit der verbunden wird. Wählen Sie die Ländervorwahl aus und tragen Sie die Nummer ohne führende Null ein.
- Wartezeit bis zur Rückleitung - Wie lange es an der Zielrufnummer klingelt, bevor Ihr Assistent das Gespräch wieder übernimmt. Einstellbar zwischen 5 und 90 Sekunden.
Ist die Zielrufnummer besetzt oder ungültig, wartet Ihr Assistent nicht ab - er übernimmt sofort wieder das Gespräch.
Was nach der Weiterleitung passiert
Kommt keine Verbindung zustande – etwa weil besetzt ist, die Nummer ungültig ist oder niemand abhebt -, übernimmt Ihr Assistent wieder und führt den Ablauf wie geplant fort
Planen Sie deshalb, wie es weitergehen soll. Bewährt hat sich:
- Aussage - als Erstes. Ihr Assistent kündigt seine Rückkehr nicht an, sonst ist er unvermittelt wieder da. Ein Satz wie „Leider konnte ich Sie nicht verbinden" schafft den passenden Übergang.
- Informationen erfassen - die anrufende Person hinterlässt ihr Anliegen und eine Rufnummer für einen Rückruf
- Weiterleitung - Alternativ ein zweites Ziel als Ausweichweg, zum Beispiel eine andere Abteilung.
- Gespräch beenden - eine Verabschiedung zum Abschluss
Folgt auf die Weiterleitung kein weiterer Baustein, verläuft der Anruf im Stillen. Ihre anrufende Person wartet dann auf eine Reaktion, die nicht kommt — und Sie erfahren nichts von ihrem Anliegen. Setzen Sie hinter jede Weiterleitung mindestens einen Baustein und am Ende ein Gespräch beenden.